La responsabilidad de dirigir una empresa conlleva tener conocimientos sobre la gestión de la misma. En este sentido, la buena gestión de la clínica dental es uno de los pilares en los que se soporta el barómetro de eficacia, y su buen control ofrece el nivel de rentabilidad de la misma. Para ejercer correctamente dicho control se cuenta con las herramientas que el management (gestión moderna) pone a disposición de cualquier empresario.
En VP20 Consultores nos encontramos con muchos odontólogos que repiten como un mantra «soy odontólogo, no gestor», frase que les permite sentir que se salvan de la responsabilidad que conlleva la gestión de su empresa. Lo cierto es que la administración es una ley fundamental que rige el buen gobierno de una empresa y su desconocimiento no libera de la obligación de su cumplimiento para que el negocio sea rentable. Así, no es difícil encontrarse con odontólogos/empresarios que ven por primera vez, por ejemplo, la cuenta de explotación de su clínica.
La administración de una empresa es una ciencia social técnica relacionada con la planificación, organización, dirección y control de la misma, mediante la optimización de recursos financieros, tecnológicos y humanos.
Planificar es el proceso que comienza con la visión que tiene la persona que dirige a una organización para fijar objetivos, estrategias y políticas organizacionales. Los cambios continuos generados por factores sociales, económicos y tecnológicos generan un entorno turbulento donde la planificación se dificulta y se acortan los plazos de la misma, y obligan a las organizaciones a revisar y redefinir sus planes de forma sistemática y permanente.
Organizar es responder a la pregunta: ¿quién va a realizar la tarea? Implica desarrollar el esquema organizativo definiendo responsabilidades y obligaciones y estableciendo la forma y el modo en que se deben realizar las tareas en el día a día de la clínica; en definitiva, organizar es coordinar y sincronizar.
Dirigir es la influencia o capacidad de persuasión ejercida, por medio del liderazgo, sobre los individuos para la consecución de los objetivos fijados. Esto se basa en la toma de decisiones usando modelos lógicos y también intuitivos sobre las mismas.
Controlar consiste en medir el desempeño de lo ejecutado, comparándolo con los objetivos y metas establecidos. Se detectan los errores y se toman las medidas necesarias para corregirlos. El control se realiza a nivel estratégico, táctico y operativo; la organización entera es evaluada mediante un sistema de control de gestión.
Peter Drucker, abogado y tratadista austríaco, considerado el filósofo más destacado del management moderno, establecía siete principios fundamentales para que la administración de una empresa sea eficiente: administrar es tratar con seres humanos, cultura de administración, objetivos y compromiso, capacitación, comunicación, evaluación y resultados.
Por lo tanto, para desarrollar la correcta administración en una clínica dental es necesario planificar, en igualdad de condiciones, tando la parte odontológica como la gestión empresarial. Controlando no solo la propia clínica, sino también las empresas proveedoras de bienes y servicios.
LA DIRECCIÓN DE UNA CLÍNICA DEBE RECAER EN UNA PERSONA CON CAPACITACIÓN DE LÍDER, ORGANIZACIÓN Y SEGURIDAD, QUE GUÍE A SU EQUIPO HACIA UNA MISMA META
El líder como guía
Tal y como indicaba Peter Drucker, «la obligación del director de una empresa, sea de la índole que sea, ha de ser eficiente, pero esa efectividad puede aprenderse, considerando que la efectividad es un conjunto de hábitos, es decir, una suma de acciones repetidas que terminan interiorizándose en la forma de ser del ejecutivo».
Para Drucker hay cinco prácticas y hábitos que deben ser aprendidos para llegar a ser un ejecutivo eficaz: todo ejecutivo eficiente controla su tiempo; todo ejecutivo eficaz dirige sus esfuerzos hacia resultados predeterminados; el ejecutivo eficiente construye con fuerzas: las propias y las de sus superiores, colegas y subordinados y las de las circunstancias; el ejecutivo eficaz se enfoca en unas pocas áreas mayores, por lo tanto, establece prioridades; y el ejecutivo eficiente toma efectivas decisiones, sabe que tiene que aplicar un sistema para ello.
La dirección de una clínica dental debe recaer en una persona con capacitación de líder, organización y seguridad, capaz de guiar a su equipo hacia una misma meta. El profesional que gestione la dirección desarrollará su labor en las áreas funcionales de administración tales como marketing, finanzas, gestión de recursos humanos, gestión de la calidad, etc.
Desde el punto de vista administrativo de la clínica, la dirección desarrollará un análisis objetivo de los datos, lo que permitirá realizar la toma de decisiones correctas.
Los objetivos deben ser alcanzables, deben contar con un presupuesto asignado y deben ser conocidos por todo el personal. Hay que trabajar con objetivos de calidad, de crecimiento, de desarrollo y de posicionamiento en el mercado. Es imprescindible desarrollar la planificación, ejecución y control de actividades necesarias en cada una de las áreas de la clínica para conseguir dichos objetivos.
Gestión de RRHH
Para poder administrar adecuadamente los recursos humanos de una clínica dental se tienen que definir los perfiles de puestos que intervienen, así como las características de su labor, las expectativas personales, las responsabilidades y su papel dentro de la organización.
El equipo de trabajo de una clínica dental debe estar formado por el personal necesario para definir una estructura empresarial adecuada, con las tareas definidas para cada uno de los puestos de trabajo. Por esta razón hay que organizar la gestión de la clínica dental en base a la responsabilidad individual y su incidencia en el resultado en el conjunto.
Cada miembro del equipo tiene que saber cuál es su propósito dentro de la organización y qué necesita de los demás miembros.
LOS OBJETIVOS DEFINIDOS POR LA DIRECCIÓN DEBEN SER ASUMIBLES, DEBEN CONTAR CON UN PRESUPUESTO ASIGNADO Y DEBEN SER CONOCIDOS POR TODO EL PERSONAL
Administración
Cada decisión administrativa supone una decisión respecto a la asignación de recursos, lo cual está asociado no solo a los resultados positivos, sino también a la pérdida de beneficios. Esto último se conoce como «coste de oportunidad de la decisión».
La evaluación económica representa una valiosa herramienta que ayuda a tomar decisiones sobre cómo utilizar los recursos disponibles entre varias opciones posibles. Existen diferentes tipos de evaluación económica. Entre los métodos más conocidos destacan el análisis de costes, el análisis coste-efectividad, el análisis coste-utilidad y el análisis coste-beneficio.
La persona responsable de administrar la clínica dental tiene que estar capacitada para distribuir, organizar y controlar en todo momento el rendimiento de la clínica. Entre las tareas a realizar por el responsable de administración de la clínica dental se encuentran la gestión de comprar y realizar los pagos a proveedores; tener al día tanto la facturación de compras como la de ventas; y mantener y custodiar los archivos correspondientes a extractos bancarios, nóminas y seguros sociales, facturación, impuestos, balances mensuales, cuentas anuales y cuentas de explotación.
DESDE EL PUNTO DE VISTA ADMINISTRATIVO DE LA CLÍNICA, LA DIRECCIÓN DESARROLLARÁ UN ANÁLISIS OBJETIVO DE LOS DATOS PARA FACILITAR LA TOMA DE DECISIONES
Muchos odontólogos no han visto ni hecho en su vida una cuenta de explotación y lo más parecido es el balance que les puede enviar la gestoría, del cual se deduce cómo ha sido el resultado económico de un periodo pasado. Lo que sucede con este documento y con muchos gestores es que se comportan como notarios de lo sucedido, pero no aportan una visión que permita agilizar la toma de decisiones. Es más, en muchos casos, nos comentan que únicamente ven dicho balance en el cierre del año.
La cuenta de explotación es una representación dinámica de la realidad de la empresa que recoge el proceso por el que se ha formado el resultado del negocio a lo largo del periodo no solo anual, sino trimestral y mensual. En la cuenta de explotación quedan reflejados ordenadamente el conjunto de los ingresos y los gastos generados por la actividad propia de la empresa y, de esta forma, se evidencia la manera en que se ha llegado a obtener una ganancia o una pérdida a lo largo de un ejercicio económico o de otro período cualquiera escogido. A través de ella, nos serviremos para analizar, estudiar y corregir el grado de crecimiento empresarial que debe tener nuestra clínica dental.
Una cuenta de explotación de una clínica se divide en seis áreas, una de ingresos y cinco de gastos o costes: de ventas, personal, estructura, comerciales y financieros. Es esencial que analicemos detalladamente el porcentaje de gastos de cada una de estas aéreas, comparado con el total de ingresos mensuales, para corregir las posibles desviaciones del gasto que se hayan excedido e incrementar las áreas que así lo necesiten; todo ello con el fin de conseguir un crecimiento empresarial sostenible y la consecución de los objetivos planificados dentro de los márgenes de B.A.I. (beneficios antes de impuestos) establecidos por el mercado de las clínicas dentales.
VPveinte Consultores es miembro del Club Excelencia en Gestión y del Club de Evaluadores Acreditados de la EFQM. Además, es la empresa líder en España en consultoría y marketing dental. Con más de 30 años de experiencia en el sector y, habiendo trabajado en más de 2.000 clínicas privadas con resultados más que satisfactorios, es sinónimo de éxito en la implantación de herramientas de gestión eficientes entre sus clientes.
De todas las técnicas utilizadas, cabe destacar el Coaching Dental. Esta es una herramienta que lleva siendo utilizada en empresas de todos los ámbitos de EE.UU. desde hace más de 30 años. El coaching ofrece una amplia visión de dirección y gestión de la clínica a los responsables de la misma, haciendo que sus aptitudes mejoren y esto se traduzca en un aumento de la cartera de pacientes y de los beneficios de la clínica. Marcial Hernández Bustamante, director general de VPveinte Consultores, ha sido certificado por Bureau Veritas con nivel Platino en Servicios Profesionales de Coaching, siendo la consideración de mayor prestigio que existe en el mercado.
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