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¿Cuáles son las mejores herramientas tecnológicas para gestionar con éxito el equipo humano de tu clínica dental?

La incesante evolución hacia la transformación digital, artículo redactado por Sofía Solano Mendoza, directora de Instituto IDEOD y del Máster de Dirección y transformación de clínicas dentales. 

En la era actual, la transformación digital se ha vuelto un tema recurrente en todos los sectores, y las clínicas dentales no son una excepción. En los últimos años, estas entidades han ido adoptando diversas tecnologías disponibles en el mercado, aunque en muchos casos sin una planificación estratégica previa.

¿Cuánto tiempo has tenido la impresora 3D o el escáner intraoral cogiendo polvo hasta que por fin te lanzaste a utilizarlo?

La mayoría de estas tecnologías se han centrado en optimizar los procesos clínicos, dejando de lado aspectos estratégicos cruciales como la dirección, administración, mejora y control. Sin una adecuada gestión en estas áreas, es difícil lograr una verdadera transformación digital en la clínica. Es esencial estructurar y organizar la clínica de manera eficiente antes de embarcarse en la digitalización, identificando las necesidades que guiarán la automatización de procesos.

Herramientas tecnológicas para mejorar la gestión de personas en las clínicas dentales

El uso de herramientas de RRHH va más allá del simple control de tareas. Estas herramientas permiten gestionar el flujo de trabajo, diseñar procesos y protocolos, y automatizar documentos como contratos, altas, bajas y vacaciones. Plataformas como Infojobs o Job&Talent facilitan la búsqueda del candidato adecuado para cubrir puestos vacantes, optimizando así el tiempo de búsqueda.

Aparte de las herramientas ya mencionadas, la tecnología crece a pasos agigantados y en este momento se están desarrollando herramientas que cambiarán la forma de gestionar a nuestro equipo, como la utilización de Big Data para captar y retener al talento, robotización para automatización de tareas repetitivas e inteligencia artificial para predecir el comportamiento de nuestros empleados.

Proporcionar al equipo habilidades y herramientas digitales

La incorporación de tecnología debe ser cuidadosamente planificada, adaptándola a las necesidades específicas de cada área. Es crucial analizar los procesos clínicos y de dirección para identificar dónde la tecnología puede ser más útil. Además, es necesario contar con un presupuesto de inversión anual y un plan de implementación detallado, que incluya la formación del equipo en el uso de nuevas herramientas.

Cuidado de la comunicación Interna

Durante el proceso de transformación digital, es fundamental mantener una comunicación interna fluida. Herramientas como Slack, Steeple y Dialenga facilitan la comunicación entre el equipo, evitando la obsolescencia de vías como el correo electrónico o WhatsApp.

Figura 1. Conceptos básicos de la dirección clínica. Autor: Sofía Solano, 2023. Fuente: Instituto IDEOD.

El cambio en la gestión de personas y procesos

Como directora del Máster de Dirección y Transformación de Clínicas Dentales de Instituto IDEOD, detecto en las clínicas de nuestros alumnos la falta de sistemas adecuados para la gestión del personal y los procesos. Más allá del control horario, es necesario implementar herramientas que permitan un seguimiento efectivo de las tareas de cada empleado, facilitando la detección temprana de problemas.

Big Data para captar y retener el talento

El análisis de recursos humanos garantiza el uso inteligente de todos los datos, lo que permite a los directores de las clínicas tomar decisiones más razonadas. Gracias al constante desarrollo, los beneficios que trae nunca dejan de aumentar. ¿Qué puede hacer el Big Data para mejorar la gestión de personas en las clínicas dentales?

  • Las clínicas dentales pueden gestionar los currículums de forma más rápida y eficaz con la ayuda del software de adquisición de talento. De esta manera, a las clínicas que, por ejemplo, no cuentan con un director específico y es el propio doctor quien se tiene que dedicar tanto a tratar pacientes como a entrevistar candidatos, este tipo de herramientas les servirá no solo para colgar un anuncio, sino también para filtrar automáticamente los candidatos que se ajustan más a las características demandas por la clínica. Esto da como resultado decisiones de contratación más eficientes en el tiempo.
  • La información obtenida gracias a cruzar datos de nuestro programa de gestión y el software de RRHH nos permitirá anticiparnos y comprender cuándo se prevé el crecimiento o si, por lo contrario, necesitamos hacer recortes. De esta forma, las organizaciones pueden planificar las futuras contrataciones o despidos.
  • Los paneles presentan datos en tiempo real y hacen predicciones sobre tendencias futuras utilizando datos históricos.
  • Al detectar patrones, esta tecnología puede prever problemas potenciales.
  • Dado que todos nuestros empleados estarán involucrados y controlarán en tiempo real los procesos, estos serán más transparentes.

Aún mejor, el uso efectivo de Big Data puede aumentar el compromiso de los empleados. ¿De qué forma? Dando recompensas a aquellos que son más productivos o, por ejemplo, prever posibles problemas dentro de la plantilla para que no empeoren. Esto mejora el lugar de trabajo y ayuda a retener el talento en el personal.

La robótica en la gestión de recursos humanos

Con las soluciones RPA (Robotic Process Automation), se pueden extraer muchos datos y volcarlos en otros sistemas. El software robótico automatiza las tareas manuales y monótonas en la gestión, así como en las tareas administrativas de la oficina principal, como la preparación de la nómina, la confirmación de citas, cuestionarios de satisfacción, el check-in y check-out del paciente, procesos de marketing como publicaciones de RRSS, SEO, SEM, email marketing, etc.

Otras aplicaciones de la robótica incluyen informes, capacitación y procedimientos de selección. El futuro se encontrará en la combinación de herramientas RPA con tecnologías NLP, OCR y chatbot.

Figura 2. Mapa de procesos. Autor: Sofía Solano, 2023. Fuente: Instituto IDEOD.

Inteligencia artificial

El 2023 fue el año de la Inteligencia Artificial (AI), y lo que vemos que puede hacer a día de hoy es solo el principio, crece a pasos agigantados, ¿os acordáis las primeras imágenes que videos creadas con IA? Gracias a IA dentro de los RRHH podremos analizar, determinar y pronosticar el comportamiento de los empleados, haciendo que el director de una clínica pueda anticiparse al máximo a lo que pueda ocurrir, minimizando así la insatisfacción y la rotación de los empleados dentro de una clínica.

Como consecuencia de lo expuesto, si queremos tener una clínica digitalizada 360º no solo nos podemos enfocar en los procesos clínicos sino todo lo que involucra a la gestión y la administración de la clínica pasando por la dirección, la recepción, gabinetes y los RRHH.

Para concluir os dejo un pequeño resumen de las herramientas que podemos implementar en nuestra clínica:

Herramientas de gestión para RRHH

Las herramientas de gestión de RRHH son fundamentales para optimizar la gestión de personas en las clínicas dentales, como por ejemplo:

E-Learning. Al comienzo de este artículo comentábamos de invertir en formación para el equipo. Tenemos plataformas específicas para la implementación en clínicas dentales como puede ser Dental Data Academy para la gestión de la clínica, o bien Inspiria Dental para procesos clínicos.

Gestión de personal. Hay muchas plataformas disponibles en el mercado que permiten el control de tiempo, monitoreo de vacaciones y control de tareas; si bien no están hechos a la medida de nuestra industria, son completamente adaptables a nuestras necesidades. Tienes Holded, Factorial, Bizneo HR o Sesame Time, entre otros.

Firma digital. Para firmar un documento hoy, ya no es necesario imprimirlo. A través de un software como Docusign, puede completarlo electrónicamente.

Comunicación interna. Las redes sociales internas hacen posible una comunicación de equipo más interactiva. Puedes empezar probando con Slack, Steeple y Dialeng

Herramientas de control. Para poder llevar un buen control de la clínica es necesario conocer datos concretos y profundos de tu clínica como pueden ser los gastos y ventas, la desviación de costes, la aceptación de presupuesto, la ociosidad de tu clínica, la productividad de los odontólogos, la rentabilidad de las especialidades, la eficiencia de tus citas, etc. Conocer esta información de tu clínica es el primer paso para poder empezar a digitalizar tu clínica, sin esto es imposible poder tomar decisiones. La herramienta que te recomiendo para ello es Analytic App de Dental Data.

Contratación. Para hacer este proceso mucho más ágil debemos usar herramientas que usan Big Data. Esto es algo que todavía está en desarrollo, pero mientras esta solución llega a puerto, podemos usar herramientas como InfoJobs y Job&Talent.

Estos son solo algunos tips que puedes ir poniendo en práctica. ¿Imaginas todas las herramientas que ponemos a tu disposición en el Máster de Dirección y Transformación de Clínicas Dentales de Instituto IDEOD?

¡Atrévete al cambio, no te quedes atrás!

Autores

Gestora del sector odontológico, formativo y digital. Directora de Instituto IDEOD y del Máster de Dirección y transformación de clínicas dentales. Directora de Coinsol Dental.

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