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Tecnología para mejorar la gestión de personas en las clínicas dentales

Incesantemente oímos hablar de transformación digital. Durante los últimos años, las clínicas dentales han ido incorporando diferentes tecnologías según la industria se la ha ido brindando, sin tener previamente unos objetivos y una planificación estratégica para su implementación.

La gran mayoría de estas tecnologías (escáner intraoral, diseño de sonrisa, impresión 3D, etc.) adquiridas por las clínicas están dirigidas a la optimización de procesos clínicos.

Pero, ¿qué pasa con los procesos estratégicos de dirección, administración, mejora y control, que son fundamentales para tener una clínica optimizada que permita tener un correcto funcionamiento tanto en el área clínica como el área de la dirección?

Sin estos procesos del área de dirección es imposible llevar a cabo con éxito una transformación digital completa en la clínica. Antes de embarcarnos en el mundo de la digitalización, debemos tener perfectamente estructurada, organizada y protocolizada nuestra clínica, para así poder detectar las necesidades que nos llevarán a mejorar y automatizar procesos a través de la digitalización.

«Antes de embarcarnos en el mundo de la digitalización, debemos tener perfectamente estructurada, organizada y protocolizada nuestra clínica»

Proporcionar al equipo habilidades y herramientas digitales

Es importante que no nos precipitemos con la integración e implementación de tecnología o soluciones digitales; esto es algo que no se puede hacer de manera improvisada, sino estudiando las más adecuadas para cada área con la finalidad de optimizar los procesos tanto clínicos como de dirección.

Por ello, es necesario hacer un análisis de los procesos de nuestra clínica, detectar sus puntos débiles y en cuáles de ellos la tecnología nos puede ayudar. Por ejemplo, en los procesos de captación de clientes podemos implementar CRM’s que nos ayuden a medir la conversión de nuestra inversión en publicidad ya que, si está conectado con la recepción, se puede cruzar la información de las primeras visitas, automatizar informes mensuales y saber si la inversión ha tenido retorno.

Para implementar en la clínica cualquier tipo de herramienta tecnológica es necesario tener un presupuesto de inversión anual, así como un plan de implementación de cada herramienta con sus tiempos definidos para así, llegado el momento de la puesta en marcha, gestionar la formación de la plantilla y empezar a usarla desde el primer momento.

A este respecto, hay dos maneras de catalogar esta adquisición de habilidades:

  • Reskilling: la inversión destinada a que la plantilla se recicle y adquiera conocimientos en materia tecnológica.
  • Upskilling: el aprendizaje a la carta para que los empleados adquieran todas las competencias necesarias para aumentar su aportación a la empresa.

De nada sirve que invirtamos mucho dinero en tecnología puntera, si luego no invertimos en formación cualificada ya que, por defecto, una vez adquirida el usuario tarda mucho en ponerla en marcha, generando esto una pérdida de tiempo y de dinero. Todas las tecnologías tienen su curva de aprendizaje, pero ésta debe estar contemplada dentro del plan estratégico.

Esta inversión formativa revertirá positivamente en la empresa, ya que los trabajadores se sentirán valorados consiguiendo que, de manera natural, aumente su implicación en el uso de la tecnología y, por ende, en el rendimiento de la clínica.

«De nada sirve que invirtamos mucho dinero en tecnología puntera, si luego no invertimos en formación cualificada»

Cuidar la comunicación interna

En el transcurso del proceso de transformación digital, una de las cuestiones fundamentales es mantener una comunicación interna fluida de manera que, si el empleado tiene dudas o cualquier incidencia en el uso de esa nueva tecnología, cuente con un chat interno donde pueda ser atendido y la clínica esté al corriente de sus dificultades.

Antes de la llegada de la nueva tecnología a la clínica, el equipo debe estar informado de la nueva adquisición, la razón por la que se ha invertido en ella, cómo se va llevar a cabo la puesta en marcha, su formación y qué objetivo se quiere conseguir.

Las herramientas de comunicación son otra tecnología que deberíamos implementar, ya que las vías de comunicación de correo electrónico o Whatsapp se han quedado obsoletas o invaden la vida personal del empleado.

Numerosas empresas de otros sectores han ido migrando a otras plataformas como Slack, Steeple y Dialenga, que las podemos tener tanto en los ordenadores dentro de gabinete, recepción o una app en el móvil, puesto que el empleado solo mirará esa app en horario laboral o cuando considere de su interés.

Figura 1. Conceptos básicos de la dirección clínica. Autor: Sofía Solano, 2023. Fuente: Instituto IDEOD.

La importancia de la transformación digital para la gestión de personas y procesos

A la hora de auditar las clínicas dentales de nuestros alumnos en el Máster de Dirección y Transformación de Clínicas Dentales de Instituto IDEOD, veo que las clínicas no tienen ningún sistema implantado para llevar el control de los empleados.

Y no me refiero al control horario que como normativa es obligatorio su registro, sino a la organización y control de las tareas de cada trabajador, para así tener conocimiento diario y a tiempo real de las responsabilidades que tiene cada uno pendientes de hacer.

De esta forma, cuando surgen incidencias como, por ejemplo, agendas vacías, podemos saber si recepción lleva al día sus tareas de recalls de pacientes. Con este tipo de herramientas de RRHH no solo podemos llevar el control de tareas, sino también el flujo de trabajo, diseño de procesos y protocolos, automatización de documentos (firma de contratos, altas, bajas, ausencias, vacaciones), herramientas de evaluaciones de desempeño, control horario y un sinfín de posibilidades más.

También tenemos a nuestra disposición otro tipo de plataformas como pueden ser Infojobs o Job&Talent, que nos ayudan a encontrar al candidato adecuado para cubrir puestos vacantes, consiguiendo que optimicemos el tiempo de búsqueda de CV que se ajusten a nuestras necesidades.

Aparte de las herramientas ya mencionadas, la tecnología crece a pasos agigantados y, en este momento, se están desarrollando herramientas que cambiarán la forma de gestionar a nuestro equipo como la utilización de Big Data para captar y retener al talento, robotización para automatización de tareas repetitivas e Inteligencia Artificial (IA) para predecir el comportamiento de nuestros empleados.

«Para poder llevar un buen control de la clínica es necesario conocer datos concretos y profundos de ésta»

Figura 2. Mapa de procesos. Autor: Sofía Solano, 2023. Fuente: Instituto IDEOD.

Big Data para captar y retener el talento

La analítica de personas proporciona la explotación inteligente de todos los datos, lo que permite al director de la clínica tomar decisiones más argumentadas. Gracias a los continuos desarrollos, los beneficios que ofrece no paran de crecer. ¿Qué puede hacer el Big Data por la gestión de personas?

• Los softwares de adquisición de talento permiten a la clínica dental gestionar los currículos de forma más rápida y eficiente. De esta manera, a las clínicas que, por ejemplo, no cuentan con un director específico y es el propio doctor quien se tiene que dedicar tanto a tratar pacientes como a entrevistar candidatos, este tipo de herramientas les servirá no solo para colgar un anuncio, sino también para filtrar automáticamente los candidatos que se ajustan más a las características demandas por la clínica. Esto se traduce en una toma de decisiones de contratación más inteligente y que nos hará ahorrar tiempo.

• La información obtenida gracias a cruzar datos de nuestro programa de gestión y el software de RRHH nos permitirá anticiparnos y conocer cuándo hay proyección de crecimiento o si, por lo contrario, necesitamos hacer recortes. De esta forma, las organizaciones pueden planificar las futuras contrataciones o despidos.

• Los cuadros de mando dan información en tiempo real y toman el histórico de datos para predecir tendencias.

• Esta tecnología es capaz de detectar patrones para anticiparse a posibles problemas.

• Los procesos son más transparentes, ya que estará involucrado todo nuestro personal, teniendo el control en tiempo real.

Un buen uso del Big Data puede incluso mejorar el engagement de los empleados. ¿Cómo? Ofreciendo una compensación a los que sean más productivos o anticipándose a los problemas que pueden surgir entre la plantilla para que no vayan a más, por ejemplo. Con ello, se mejora el clima laboral y se consigue retener el talento.

Robotización de los recursos humanos

Las soluciones RPA (Automatización Robótica de Procesos) permiten extraer un gran volumen de datos y volcarlos en otros sistemas. Los softwares robóticos automatizan las tareas manuales y repetitivas, no solo de la dirección, sino también de procesos administrativos de la recepción como puede ser la preparación de las nóminas, la confirmación de citas, cuestionarios de satisfacción, el check-in y check- out del paciente, procesos de marketing como publicaciones de RRSS, SEO, SEM, email marketing, etc.

También se utiliza la robótica para los procesos de selección, formación o reporting, entre otros. El futuro estará en cruzar las herramientas RPA con soluciones de Machine Learning, OCRs, NPL o chatbots.

«En el transcurso del proceso de transformación digital, una de las cuestiones fundamentales es mantener una comunicación interna fluida»

Inteligencia Artificial

Este 2023 ha sido el año de la Inteligencia Artificial, y lo que vemos que puede hacer a día de hoy es solo el principio. Gracias a la IA dentro de los RRHH podremos analizar, predecir y diagnosticar el comportamiento de los trabajadores, haciendo que el director de una clínica pueda anticiparse al máximo a lo que pueda ocurrir, minimizando así la insatisfacción y la rotación de los empleados dentro de una clínica.

Como consecuencia de lo expuesto, si queremos tener una clínica digitalizada 360º no solo nos podemos enfocar en los procesos clínicos, sino todo lo que involucra a la gestión y la administración de la clínica pasando por la dirección, la recepción, gabinetes y los RRHH.

«Los líderes nunca pueden ser cerrados de mente. Deben llegar a trabajar todos los días buscando una mejor manera de hacer las cosas. No pueden tener miedo a admitir sus errores. Deben estar dispuestos a cambiar de curso cuando las circunstancias cambian», Jack Welch.


Herramientas de gestión para los recursos humanos

E-Learning. Al principio de este artículo hablábamos de la importancia de invertir en la capacitación del equipo. Tenemos plataformas específicas para la implementación en clínicas dentales como puede ser Dental Data Academy para la gestión de la clínica, o bien Inspiria Dental para procesos clínicos.

Gestión de personal. En el mercado hay varias plataformas que facilitan el control horario, el seguimiento de las vacaciones y control de tareas; aunque no sean específicos de nuestro sector, son totalmente adaptables a nuestras necesidades. Tienes Holded, Factorial, Bizneo HR o Sesame Time, entre otros.

Firma digital. Hoy en día ya no es necesario imprimir un documento para firmarlo. Puedes hacerlo de forma electrónica a través de herramientas como Docusign. Comunicación interna. Las redes sociales internas facilitan una comunicación más interactiva entre el equipo. Tienes varias para elegir, algunas de las cuales ofrecen herramientas de personalización. Puedes empezar probando con Slack, Steeple y Dialenga.

Herramientas de control. Para poder llevar un buen control de la clínica es necesario conocer datos concretos y profundos de tu clínica como pueden ser los gastos y ventas, la desviación de costes, la aceptación de presupuesto, la ociosidad de tu clínica, la productividad de los odontólogos, la rentabilidad de las especialidades, la eficiencia de tus citas, etc. Conocer esta información de tu clínica es el primer paso para poder empezar a digitalizar tu clínica, sin esto es imposible poder tomar decisiones. La herramienta que te recomiendo para ello es Analytic App de Dental Data.

Contratación. Para hacer este proceso mucho más ágil debemos usar herramientas que usen Big Data. Esto es algo que todavía está en desarrollo, pero mientras esta solución llega a puerto, podemos usar herramientas como InfoJobs y Job&Talent.


El Instituto para el Desarrollo Odontológico (IDEOD) surge gracias a la voluntad del Catedrático D. Enrique Solano Reina por ofrecer una formación responsable y de calidad a los profesionales de la Odontología, ayudándoles a alcanzar los más altos niveles en el desarrollo de su profesión.

IDEOD acompaña a todos los odontólogos en su proyecto de mejora profesional, formándoles en las especializaciones más relevantes del sector, aportando las técnicas y procedimientos más innovadores, consiguiendo que los alumnos amplíen su oferta de tratamientos al tiempo que prestan una mejor experiencia a sus pacientes.

Autores

Gestora del sector odontológico, formativo y digital. Directora de Instituto IDEOD y del Máster de Dirección y transformación de clínicas dentales. Directora de Coinsol Dental.

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