Emprender supone un desafío que requiere de un gran esfuerzo tanto en términos económicos como personales. Para superar los retos y dificultades que te puedas encontrar en el camino a la hora de gestionar una clínica dental, es esencial contar con un plan bien definido que te permita sortear los obstáculos e imprevistos que puedan aparecer en el camino.
¿Acabas de terminar tus estudios y quieres lanzarte al mundo laboral montando tu propia clínica? Emprender es una gran apuesta y supone un gran esfuerzo tanto económico como personal. Debido a los importantes retos y desafíos a los que te enfrentas, es importante que tengas un plan perfectamente establecido que te ayudará a sortear problemas e imprevistos. No solo se trata de ofrecer servicios de salud dental de alta calidad, sino también de gestionar eficientemente las operaciones diarias de la clínica. Esto incluye la administración financiera, la gestión de personal, la atención al paciente y el cumplimiento de la normativa legal y sanitaria.
La formación en gestión tradicionalmente ha sido una asignatura pendiente en los programas formativos de Grado. No obstante, dada su importancia, la formación en este ámbito se ha multiplicado exponencialmente en los últimos años. Son muchos los cursos de postgrado y de formación continua especializados en este campo dentro del ámbito académico odontológico, como también es cada vez más frecuente el abordaje de la temática de la gestión en los congresos de sociedades científicas, organizaciones profesionales y empresas.
Hablando de casos concretos, por ejemplo, el Colegio de Dentistas de Cantabria ha puesto en marcha el proyecto «Clínica Abierta», cuyo objetivo, explica su presidente, el Dr. José del Piñal, «es facilitar el relevo de las clínicas cuyos dueños quieren jubilarse a aquellos que quieren emprender». Del mismo modo, el Colegio de Dentistas de Cantabria también ha creado un gabinete de asesoría tanto fiscal como laboral para los emprendedores. «Les ayudamos con los créditos en los bancos y con todo el papeleo para facilitar estas gestiones y que vean que tampoco es nada difícil montarse una clínica y, menos aún, una clínica que ya está en marcha. También hemos realizado charlas con profesionales que llevamos ya unos cuantos años trabajando y les explicamos nuestras experiencias para animarles. Les ayudamos en todo lo que podemos», señala el Dr. Del Piñal.
Antes de emprender es fundamental que establezcas un plan estratégico sólido
Desde la gestión hasta la motivación del personal
Antes de lanzarte al emprendimiento, es fundamental que establezcas un plan estratégico sólido. Esto incluye definir la misión, visión y valores de tu futura clínica, además de considerar las prestaciones y servicios específicos que ofrecerás. Un paso esencial en este proceso es realizar un análisis de mercado previo utilizando la metodología DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades). Este análisis te permitirá identificar tanto los aspectos positivos que puedes potenciar como los desafíos que deberás enfrentar, ayudándote a tomar decisiones más informadas y estratégicas.
La tecnología que decidas integrar en tu clínica también jugará un papel crucial en la eficiencia de tus servicios y la satisfacción del paciente. Del mismo modo, es importante prestar especial atención a la gestión financiera. Es crucial analizar y controlar los gastos regularmente, aprovechando ofertas de proveedores y manteniendo un stock adecuado sin caer en excesos que pueden afectar a la liquidez de la clínica.
En materia de recursos humanos, es fundamental definir el tipo de perfiles que son necesarios integrar al equipo, tanto a nivel clínico como administrativo, fomentando su formación continua en áreas como gestión y administración, además de en habilidades. De este modo, se asegura que todo el equipo esté alineado con los objetivos, que se promueva un ambiente de trabajo más eficiente y que se mejore la calidad del servicio al paciente.
Y es que cuidar de los recursos humanos de la clínica es muy importante dentro del campo de la gestión. De nada sirve contar con un equipo de excelentes profesionales si éstos no están motivados y felices con su labor diaria. En este sentido, el Dr. Héctor Tafalla, director médico de IDI, Instituto Dental Internacional, asegura que «la motivación depende del «salario emocional», es decir, hay que intentar cubrir las necesidades familiares y personales y cuadrar los horarios con cada trabajador. También es importante procurar que lo que hacen cada día en la clínica les guste. Que cada persona tenga sus responsabilidades y que estén bien delimitadas. Cuanto más responsable sea la persona en cuanto a actividades de la clínica, más motivado estará».
Es esencial definir el tipo de perfiles que son necesarios integrar al equipo, tanto a nivel clínico como administrativo
¿Asumir todas las tareas o delegar? He aquí el gran dilema. Contar con la figura de un gerente permite que puedas concentrarte en tu práctica dental sin descuidar la gestión administrativa y financiera. «Desde mi punto de vista, a la gestión no se le da toda la importancia que se le debe dar en las clínicas dentales. Conozco a muchos directores médicos de clínicas que están muy estresados porque tienen que estar centrados en el gabinete y no en la gestión. Al final, entre los pacientes, la gestión y las facturas, pasan 10-12 horas trabajando, lo cual repercute en su trabajo y en su vida personal», destaca Fernando Sicilia, gerente de la Clínica Sicilia en Oviedo.
Inversión en digitalización y sostenibilidad
La digitalización es un componente clave en la gestión eficiente de una clínica dental. Invertir en tecnología avanzada, como software de gestión clínica y herramientas de diagnóstico digital, permite mejorar la precisión en los tratamientos y optimizar los procesos administrativos. Esto no solo agiliza la atención al paciente, sino que también mejora la organización de los registros y la programación de citas, facilitando un flujo de trabajo más fluido y reduciendo los errores humanos. De hecho, planificar estratégicamente la integración de la tecnología digital es crucial para maximizar los beneficios y garantizar un retorno de la inversión.
Además, la adopción de prácticas sostenibles alineadas con el uso de tecnología avanzada, no solo optimiza las operaciones diarias sino que también refuerza la imagen de la clínica como un establecimiento moderno y responsable. Cada vez son más las clínicas preocupadas por la sostenibilidad, abarcando desde la reducción de emisiones de carbono hasta la eficiencia energética y el uso de energías renovables en sus instalaciones. Estas medidas incluyen evitar un exceso de visitas y desplazamientos de los pacientes, reducir pruebas diagnósticas innecesarias y minimizar tiempos de espera, eliminando duplicidades e ineficiencias que impactan negativamente en los pacientes y en el planeta.
La adopción de tecnologías digitales puede mejorar el flujo de trabajo y la eficiencia de la gestión de la información
Para que una clínica dental maneje eficazmente esta transformación digital y sostenible, es fundamental capacitar al personal sobre cómo utilizar estas nuevas tecnologías. No obstante, «la adopción de tecnologías digitales puede mejorar el flujo de trabajo y la eficiencia de la gestión de la información, pero
también puede presentar desafíos y requerir una inversión significativa en términos de tiempo y recursos para implementarlos y mantenerlos», advierte Jesús García Urbano, vicepresidente del Sector Dental de la Federación Española de Empresas de Tecnología Sanitaria, FENIN.
Con el fin de evitar un gran desembolso de dinero, Jesús García apunta que «el alquiler o renting puede ser una buena opción para clínicas dentales que desean tener acceso a tecnología avanzada sin tener que realizar una inversión significativa. Al alquilar el equipo, la clínica paga una tarifa mensual o anual por el uso del equipo y no tiene que preocuparse por la depreciación o la obsolescencia del equipo». Del mismo modo, establecer una sólida estrategia de marketing digital es esencial para destacar en un sector tan competitivo. Tener una página web bien diseñada, compartir contenido de calidad y de valor en redes sociales te ayudará a construir y mantener una base de pacientes sólida. Es importante que esta estrategia de marketing digital no solo se enfoque en atraer nuevos pacientes, sino también en fidelizar a los existentes, ofreciendo contenido educativo y actualizaciones sobre los servicios de la clínica que puedan interesarles.
¿Heredar el negocio familiar?
No son pocos los estudiantes de la rama que han vivido la Odontología desde la cuna y que, finalizado el Grado o algunos años después, tomarán las riendas de la clínica familiar. Precisamente, uno de los episodios de GDentalk, el videopodcast de Gaceta Dental y el Dr. Simón Pardiñas -también con padres dentistas-, se dedicó a desgranar las ventajas y desventajas de «heredar consulta», con el Dr. Andrés Sánchez Monescillo como invitado.
Como señalan ambos doctores, «trabajar en una clínica familiar proporciona una formación práctica y una visión integral de la profesión desde el principio». Una de las principales ventajas de trabajar en una clínica dental familiar es la base sólida con la que ya cuenta la clínica y sobre la que las nuevas generaciones trabajan. «Empezar a trabajar en una clínica con una trayectoria consolidada nos permite a los nuevos profesionales beneficiarnos del bagaje y la experiencia acumulada de nuestros padres», destaca el Dr. Pardiñas. «De mi padre -el Dr. Andrés Sánchez Turrión- he aprendido a lidiar con las complicaciones que surgen en el día a día de la práctica clínica o el manejo con algunos pacientes», destaca Sánchez Monescillo.
Establecer una estrategia de marketing digital es clave para destacar en un sector tan competitivo
Sin embargo, trabajar en el negocio familiar no está exento de desafíos. Ambos doctores coinciden en que «existe una presión significativa por parte de los pacientes y de la propia familia para estar a la altura de los estándares establecidos». En este sentido, el Dr. Sánchez Monescillo menciona que «los pacientes a menudo tienen expectativas altas, esperando a que trabajemos al mismo nivel que nuestros padres o incluso a un nivel superior desde el inicio». Esta presión puede ser abrumadora y requiere un esfuerzo constante para demostrar competencia y ganarse la confianza de los pacientes.
A esto, el Dr. Pardiñas añade que «esta expectativa comienza desde la universidad, donde las notas y el desempeño académico son constantemente evaluados en comparación con los logros de nuestros padres». Por supuesto, en este clima laboral también pueden surgir fricciones. El Dr. Sánchez describe que «las diferencias en opiniones y métodos de trabajo entre generaciones pueden causar conflictos. Estas tensiones no solo afectan a las relaciones personales, sino que también pueden impactar en la dinámica laboral». A pesar de estas dificultades, ambos doctores han aprendido a separar, en la medida de lo posible, la relación familiar de la profesional, aunque admiten que «es un reto constante, la convivencia diaria y la confianza excesiva pueden llevar a discusiones y desacuerdos, pero también ofrecen la oportunidad de aprender y crecer mutuamente». La incorporación de nuevas tecnologías es otro aspecto en el que las generaciones pueden diferir. No obstante, tanto el Dr. Pardiñas como el Dr. Sánchez han experimentado un entorno familiar que apoya la innovación tecnológica en la práctica dental.
Finalmente, heredar una clínica dental también incluye aprender a gestionar el negocio. Ambos doctores han recibido una formación integral que va más allá de la práctica clínica, abarcando aspectos de gestión de personal, marketing y administración. Esta preparación les permite enfrentar los retos de dirigir una clínica en un mercado cada vez más competitivo y exigente.
10 claves para gestionar una clínica dental de manera eficiente
Implementa estrategias que optimicen tanto la experiencia del paciente como la eficiencia operativa:
- Define el precio óptimo para tus servicios. Revisa periódicamente las tarifas, analiza el margen de cada tratamiento y estudia los precios de la competencia. Asegúrate de que los pacientes perciban una buena relación calidad-precio.
- Fomenta la aceptación de presupuestos. Dedica tiempo a resolver las dudas de los pacientes y ofrece opciones de financiación personalizadas.
- Gestiona los gastos eficientemente. Analiza todos los gastos de la clínica y aprovecha ofertas y liquidaciones de proveedores. Mantén un stock adecuado a las necesidades de la clínica para evitar gastos innecesarios.
- Fideliza a tus pacientes. Mejora los servicios de atención al paciente antes, durante y después del tratamiento.
- Motiva a tus trabajadores. Conoce bien a tu personal, asigna funciones adecuadas al perfil de cada uno y fomenta un ambiente de trabajo positivo.
- Formación in company. Ofrece formaciones a todos los perfiles para ampliar y mejorar sus conocimientos y habilidades clínicas.
- Apuesta por la sostenibilidad. Implementa prácticas sostenibles, como la reducción de emisiones de carbono y la eficiencia energética. Minimiza las visitas innecesarias y las pruebas diagnósticas que no sean esenciales.
- Digitaliza tu clínica. Utiliza software dental para optimizar la gestión de citas, tareas administrativas y la comunicación con los pacientes. Desarrolla una página web y usa las redes sociales para atraer y fidelizar pacientes.
- Mejora la calidad del servicio. Asegúrate de que los pacientes reciban un trato excelente y que los tratamientos sean de alta calidad.
- Monitorea y ajusta continuamente. Evalúa regularmente el rendimiento de tu clínica y ajusta las estrategias según sea necesario. La adaptación constante a las necesidades del mercado y de los pacientes es clave para el éxito a largo plazo.
