¿Por qué incorporar un CRM en una clínica dental?

La administración y gestión de una clínica dental es una tarea que demanda una gran destreza y dedicación. Adquirir el material adecuado, mantener en perfectas condiciones las instalaciones, ofrecer oportunidades de formación al personal y organizar meticulosamente las citas de los pacientes, son solo algunas de las tareas que deben realizarse para garantizar el óptimo funcionamiento de una clínica dental. En este contexto, es indudable que para garantizar este buen funcionamiento es necesario contar con un respaldo adicional, como puede ser la implementación de un CRM en una clínica dental.

Un CRM se corresponde con las siglas en inglés de «Customer Relationship Management», o lo que es lo mismo, sirve para llevara a cabo la Gestión de Relación con los Clientes. Básicamente se trata de una plataforma o software que puede ayudar a la gestión, no solo de los pacientes, sino de la propia clínica, de diferentes maneras.

¿Cuáles son los beneficios del CRM en una clínica dental?

Incorporar herramientas digitales en el día a día de una clínica dental es esencial para mejorar la optimización y gestión de los pacientes. Con la incorporación de un CRM específico para clínicas dentales los profesionales podrán aprovechar las múltiples ventajas que ofrece para mejorar la optimización de su trabajo y dedicar más tiempo a sus pacientes.

Optimización del tiempo y del flujo de trabajo

Sin duda, esta es una de las principales ventajas de incorporar un CRM en una clínica dental, ya que facilita el trabajo diario de todos los profesionales, tanto de administración como clínicos.

En este caso, el CRM ofrece la posibilidad de:

• Planificación de citas. Esta gestión permitirá tener un control citas para los pacientes, evitando superposiciones y largos tiempos de espera entre las mismas, lo que a su vez contribuye a optimizar la experiencia del paciente y fomentar su fidelización.
• Programación de tratamientos. En relación con el anterior punto, al tener todo digitalizado es más fácil controlar los tiempos según el tipo de tratamiento que necesite cada paciente, de esta forma, se pueden agendar citas según el tiempo disponible de la consulta.
• Acceso más rápido al historial clínico y tratamientos previos de cada paciente. Para poder aprovechar al máximo esta opción, es necesario tener el historial clínico de los pacientes digitalizado. De esta forma, los profesionales podrán ofrecer una atención más personalizada y centrada en sus necesidades particulares. También permite realizar formularios de manera personalizada, para tener de manera más visible los datos más relevantes de cada paciente. 
• Mejorar la comunicación interna del equipo, tanto médico como administrativo. La información compartida en tiempo real entre los distintos profesionales involucrados mejora la toma de decisiones y agiliza los procesos internos, elevando así la calidad de los servicios ofrecidos.
• Gestión de inventario y proveedores. Un CRM adaptado a clínicas dentales puede ayudar en la gestión del inventario de materiales y equipos dentales, lo que permitirá mantener un control sobre las existencias y facilitar la programación de compras. Además, puede facilitar la comunicación con proveedores, agilizando los pedidos y mejorando la gestión de suministros.

Mejora la experiencia y satisfacción del cliente

Cada vez más los pacientes demandan una asistencia más personalizada. El uso de herramientas digitales permite ofrecer este tipo de servicio con la misma calidad e incluso en menos tiempo.

En el caso de un CRM, se puede llevar a cabo lo siguiente:

• Seguimiento y satisfacción del paciente. La clínica puede realizar encuestas de satisfacción de manera automatizada después de cada visita, lo que proporcionará una valiosa retroalimentación sobre la calidad de los servicios y la experiencia del paciente. Este seguimiento permitirá identificar áreas de mejora y abordar posibles problemas antes de que afecten la reputación de la clínica.
• Recoger datos previos a la consulta. En el mismo hilo que el punto anterior, si es su primera visita, el paciente puede rellenar un formulario con sus preferencias, historial médicos y dental, formularios de consentimiento o cualquier otro documento relevante y necesario.
• Mejorar la comunicación con el paciente. Gracias a su capacidad para segmentar a los pacientes según sus necesidades y preferencias, es posible enviar comunicaciones personalizadas y recordatorios, lo que se traduce en una mayor satisfacción del paciente y, en última instancia, en un mayor retorno de clientes satisfechos que recomiendan la clínica a otros potenciales pacientes.

Implementar estrategias de marketing y comunicación

El uso de un CRM en una clínica dental puede resultar fundamental para las clínicas dentales que desean optimizar sus tácticas de promoción. Mediante esta herramienta, las clínicas pueden analizar los datos y preferencias de sus pacientes, con la posibilidad de diseñar campañas publicitarias efectivas y evaluar su eficacia mediante informes y análisis de datos.

Este tipo de análisis permite analizar el rendimiento de la clínica, por ejemplo con el número de pacientes atendidos, la frecuencia de visitas, los tratamientos más solicitados y los ingresos generados. Esta información permitirá tomar decisiones basadas en datos para mejorar la eficiencia y rentabilidad de la clínica.