La digitalización ha llegado (ya hace tiempo) para quedarse. Si bien la pandemia aceleró la digitalización de los sanitarios españoles porque fue una necesidad para poder seguir atendiendo a los pacientes dentro de lo posible, en el caso de las clínicas dentales, la digitalización permite usar la tecnología para disminuir el dolor y aumentar la eficacia de los tratamientos. Pero no solo eso, también puede ayudar a hacer más eficaz la gestión de una clínica.
Entonces, ¿ha llegado la hora de digitalizar la clínica dental? ¿No tienes muy claro cómo hacerlo o por dónde empezar? Te damos unas pautas básicas para que tu camino hacia la digitalización sea más claro.
Aceptar la realidad
Lo primero que hay que hacer antes de dar los pasos necesarios para digitalizar una clínica dental, es ser conscientes de que es necesario hacerlo. Desde la manera en que se trata los datos de un paciente, su historial, la gestión de citas, la aparatología, los flujos de trabajo, el tipo de tratamientos… Todo va avanzando gracias a la tecnología, y hoy en día, digitalizarse no es una opción, sino más bien una obligación.
Pero no solo la persona responsable de la clínica debe aceptarlo, también el equipo de trabajo que la conforma, desde la persona en recepción hasta el odontólogo más veterano. En algunos casos es un proceso que lleva tiempo, con una curva de aprendizaje más o menos óptima, y hay que saber hacerles ver, – en caso de que no lo hagan – las ventajas que traerá en su trabajo el empezar a implementar esta nueva metodología más digital.
Eso, o en muchos casos, quedarse atrás respecto a la competencia o las nuevas clínicas dentales.
Planificar y organizar
Una vez decidido dar el paso de digitalizar la clínica desde el principio o de seguir invirtiendo en el proceso, una de las cosas más importantes es planificar los pasos a seguir. Lo mejor es priorizar las acciones en función de lo que se considere más determinante: ¿qué es lo que más necesita la clínica en estos momentos? ¿Qué proceso o elemento de digitalización nos podemos permitir ahora mismo con el presupuesto del que disponemos? ¿Cuál es la lista ideal de tecnología y digitalización que queremos implementar en x tiempo?
Una vez esté preparada la lista con todos los ítems de digitalización ordenados por prioridad, presupuesto, etc., lo ideal es marcarse unas fechas límites para cada paso. Hacer un plan completo de digitalización de la clínica dental y marcar unos objetivos en función de las necesidades de la clínica, de los pacientes y de que los pasos que se vayan dando realmente hagan que la clínica sea más eficiente.
A veces no son siquiera grandes cosas, aunque puedan marcar una diferencia: un sistema de citas dentales online, mensajes automatizados de seguimiento de los pacientes por email o SMS, adquisición de un escáner intraoral, digitalización de documentación, de los registros de los pacientes, etc.
Otra manera de ‘digitalizar’ la clínica dental puede ser el simple hecho de utilizar la tecnología para captar nuevos pacientes: a través de campañas de marketing, redes sociales, etc.
Llega el momento de llevarlo a cabo
Ahora que ya está todo pensado, hay que implementar todos estos cambios. Es importante en este punto mantener una comunicación fluida y transparente tanto con el equipo (sobre todo las personas a las que implique más directamente) como con los pacientes en relación con lo que les puede afectar directamente.
Es decir, si estás implementando un nuevo sistema de citas, aparte de haber avisado al personal de recepción con tiempo, hay que mantenerles al día de cómo va el proceso, asegurarse que para cuando el nuevo sistema funcione, se sientan seguras de poder manejarlo y preparados para cualquier incidencia que pueda surgir. En otras palabras, hay que tener reuniones periódicas o en los momentos que se estimen oportunos, para hablar con el equipo y aclarar sus dudas o despejar sus posibles miedos o recelos.
Este puede ser también un buen momento para detectar a personas dentro del equipo que pueden adoptar nuevos roles, si están más alineados con la nueva estrategia digital que otros. Lo que no quiere decir que se vaya a prescindir de nadie. Por eso es importante dedicar tiempo a que puedan aprender todo lo que necesiten sobre las nuevas tecnologías, herramientas o procesos. Ya sea internamente en la clínica o con la ayuda de profesionales externos que se encarguen de hacer estos procesos más sencillos para todo el mundo.
Y por supuesto, no se puede olvidar en todo este proceso de digitalización al paciente: Si se ha adquirido un nuevo aparato o se ha mejorado un tratamiento, hay que explicarlo al paciente habitual y que no se sienta perdido. La comunicación es muy importante tanto implantando un proceso de digitalización como en cualquier otra circunstancia.
¿Está dando resultado?
Teniendo en cuenta el grado de esfuerzo y de inversión que puede estar resultando la digitalización de la clínica, es muy importante medir si realmente está compensando, ya que los objetivos deben ser medibles y priorizados. También hay que tener en cuenta que dependiendo de la implementación realizada, los resultados pueden no ser inmediatos, pero hay que tenerlos contemplados para poder medirlos.
Volviendo a uno de los ejemplos citados anteriormente: el sistema de citas online. ¿Se están consiguiendo más citas y de manera más rápida y eficiente que cuando solo se podían hacer por teléfono? ¿Hay más cambios o cancelaciones que de normal? ¿El personal de recepción tiene ahora más tiempo para realizar otras tareas que beneficien el funcionamiento de la clínica?
O en el caso de la captación de pacientes, si has puesto en marcha una página web, puedes mirar datos de visitas, cuál es el target de usuarios que más te visitan, a quiénes puedes dirigirte…
Es cierto, como decía en 2021 el Dr. Antonio Expósito Delgado (Área Gestión Sanitaria Norte de Jaén) que puede ser difícil dar un aprobado a las clínicas dentales en materia de digitalización. Pero lo importante es al menos comenzar a realizar el cambio.
