Los imprescindibles tecnológicos

La tecnología es la aliada habitual de los ponentes cuando van a preparar sus intervenciones en congresos o cursos. Así, el manejo de determinados programas de diseño, presentación y edición de vídeo se antoja fundamental para preparar un buen trabajo. El casi ya legendario PowerPoint se queda corto para hacer presentaciones atractivas. El Dr. Teixeira Barbosa comparte con los lectores de Gaceta Dental su lista de imprescindibles:

321_Reportaje
Entre un mes y un mes y medio es el tiempo que suele invertir el técnico Miguel Arroyo en preparar sus presentaciones, aunque, asegura, es una labor del día a día.

«Normalmente para preparar una presentación uso una aplicación de Mac llamada «Mindnode», que me permite construir un árbol de ideas que, posteriormente, podemos ordenar y desglosar hasta al último detalle. Una vez tengo esto definido paso a escribir el «Storyline». Una hoja en Word en blanco donde voy volcando lo que antes he estructurado, pero esta vez en forma de historia y ya con datos relevantes. Una vez finalizo el Storyline empiezo a construir la presentación con las imágenes, acorde a la historia que acabo de definir. Además, me resultan de gran utilidad:

– Keynote. Para crear las diapositivas. Podemos usar también PowerPoint, pero esta herramienta está un paso por detrás del Keynote.
– FinalCut. Es un editor de vídeo. Me gusta usar vídeos en las presentaciones, ya que en ocasiones es un buen rescate para «despertar» al público.
– Adobe Illustrator. Para crear ilustraciones. Esta herramienta es algo avanzada, pero te permite personalizar ilustraciones y así comunicar mejor tu idea.
– Adobe After Effects. Es una herramienta bastante avanzada de animación, efectos especiales. Con ella animo mis ilustraciones y creo animaciones que expliquen procedimientos o conceptos.
– Photos. Aplicación que viene en Mac por defecto y donde guardo las fotos de las diapositivas.
– Dropbox. Para cuando mis amigos me piden las presentaciones prestadas (-sonríe-).

El Dr. Zufía (al igual que el Dr. Autrán) se confiesa también un «enamorado» del Keynote «ya que te permite manejar suficientemente bien las fotografías y los textos como para conseguir una buena presentación de manera ágil y cómoda». Además, -añade-, los vídeos los edito yo mismo, hay que dedicarle algo de tiempo, pero no es difícil, básicamente es eliminar lo que no interesa».


La experta aconseja

321_Reportaje
Olga Marset dirige su propia escuela desde donde asesora a todos aquellos que necesitan mejorar sus habilidades comunicativas.

«Saber comunicar nos ayuda a ser más felices, mejores personas y mejores profesionales. Puede que tengamos una buena idea, un proyecto innovador o un excelente servicio, pero si no sabemos comunicarlo es como si no lo tuviéramos», asegura Olga Marset, periodista, presentadora de televisión y asesora en comunicación, quien nos explica en nueve puntos las claves para hablar en público y comunicar con éxito.

1. Prepara tus intervenciones. Improvisar no es buena idea, a menos que no tengas más remedio.
2. Antes de escribir pregúntate. ¿Qué quiero contar? ¿A quién se lo voy a contar? ¿Para qué lo voy a contar? ¿Cómo lo voy a contar?
3. Escribe para ser leído. Por ello, deberás escribir de manera clara, cercana, coloquial, y didáctica.
4. Cuenta cuentos. Está demostrado que si en tu discurso incluyes pequeñas historias personales o de terceros, tu discurso se humaniza y eso hará que tu público conecte y empatice contigo. Trata de alcanzar un equilibrio entre el contenido racional (información) y el emocional (narrativa).
5. Transmite emociones. Aprender a transmitir y contagiar emociones es esencial.
6. Deja que tu cuerpo hable. Para que haya comunicación ha de haber equilibrio entre mis palabras y mi cuerpo. Mantén una postura corporal neutral, pero deja que tu cuerpo se exprese en función de lo que dice tu mensaje.
7. Da color a tu voz. La entonación, la velocidad y el énfasis que pongamos a la hora de hablar va a marcar la diferencia entre un discurso gris y uno de color.
8. Escucha con los oídos ¡y con los ojos! Si somos capaces de descrifar lo que el otro intenta decirnos sin hablar habremos conseguido escuchar con los ojos y eso, a la hora de exponer en público, es muy importante porque nos da pistas de cómo se encuentra nuestra audiencia.
9. Fuera egos. Cuando uno comprende que el ponente no es el importante sino su mensaje y su público entonces se empieza a disfrutar comunicando.


«Tierra trágame»

Aunque la experiencia es un grado, hay ocasiones en que nuestros entrevistados han sudado o se han sonrojado más de la cuenta. Desde el típico traspié, «me tropecé al subir a un escenario y, aunque me hice bastante daño, aguanté como un espartano solo por orgullo, pero fue ridículo», recuerda Miguel Arroyo; hasta un “pequeño” despiste. «Me invitó el CEO de una marca de implantes a dar una charla en «petit comité». Al inicio de la ponencia, le agradecí la invitación por error a la empresa competidora. Imagínate, fue como si te invita Apple a dar una charla y le das las gracias a Samsung delante de su director general. Varios amigos de la segunda fila no podían para de reírse durante toda la ponencia y no di pie con bola», nos relata divertido Juan Zufía.

En esto de los momentos de apuro, Francisco Teixeira Barbosa no se olvida de su asistencia a un importante congreso en Irán. «Acabo la presentación, la gente aplaude agradeciendo, pero cuando me bajo del estrado el presidente del congreso, visiblemente enfadado, me aparta y me cae una buena bronca por haber puesto fotos y vídeos con mujeres sin el pelo tapado. Era un señor ya mayor y supongo muy conservador. Nadie más de la organización me dijo nada, pero lección aprendida para cuando vaya a países islámicos», advierte.

Imágenes cedidas: Shutterstock / Matej Kastelic, Shutterstock / Light Poet