Informatizar la consulta

Dado que este año va a ser, en cierto modo, de vuelta a la «cruda» realidad en algunos aspectos (principalmente económicos), tal vez ha llegado el momento de algunas dosis de realidad informática también.

Quizá los dos o tres últimos años los avances producidos (o prometidos) nos han venido deslumbrando mes a mes (a veces día a día) prometiendo una informática simple, móvil (a veces «nubosa») y, en general, más «inteligente».

La realidad es que, después de todo, nuestro grado de informatización o, mejor dicho, de aprovechamiento informático es más bien escaso y poco efectivo, en lo que a términos económicos de rentabilidad profesional o de negocio se refiere.

Y es que todos o casi todos, creo yo, deseamos una informática que resuelva los grandes problemas –por ejemplo, de gestión– de forma sencilla y rápida, y los pequeños prácticamente sin intervención por nuestra parte, elemental como lo que promete el anuncio de Apple Water que podéis encontrar en el cuadro «Si Apple hiciera agua».

Desgraciadamente lo que no se suele explicar es que para alcanzar los niveles superiores de comprensión, como en la filosofía Zen, primero hay que «Dar cera, pulir cera» durante algún tiempo hasta llegar a ser un auténtico ninja informático (para los que no sepan de qué hablo, youtubead «Karate Kid dar cera pulir cera»).

Y con ninja informático no me refiero a ser un maestro de los ordenadores, sino a poder utilizarlos en propio beneficio de forma eficiente.

Si bien es cierto que toda esta tecnología bien aprovechada produce unos resultados increíbles (y si no, que se lo pregunten a Hacienda) no es menos cierto que requiere de un esfuerzo inicial importante y, en algunos casos, desesperante, para el cual nunca se encuentra el momento adecuado de empezar. Y lo que es peor, parafraseando al maestro de Karate Kid, el trato es no hacer preguntas o, por lo menos, no hacer demasiadas preguntas acerca de un determinado programa o sistema, no porque no vayan a ser contestadas, sino porque la respuesta sólo va a plantear más preguntas.

La cruda realidad es que la informática limpia, bien envasada y que incluye lo último de lo último, no suele ser la más adecuada o no se ajusta lo suficiente a las cuestiones de negocio, por lo general, sometidas a condicionantes mucho más caseros y prosaicos de legislación y normativa local.

Así, nos vemos obligados a enfrentarnos a una informática que obliga a prescindir de los guantes de cirugía y ponerse los de jardinero.Surgen entonces todo tipo de argumentaciones para no afrontar la dura tarea de ceder «soberanía» a las máquinas. Al fin y al cabo, todas las tareas que pueda hacer un ordenador, las puede hacer un humano, ¿no?

No diré yo que no, pero me parece una argumentación peligrosamente similar a la de que una mula puede hacer todo lo que hace una furgoneta, excepto, claro, si pasamos por alto el detalle de la limitada velocidad y capacidad de carga y que el conductor se moja cuando llueve.

Pero digamos que ya hemos superado esa etapa y, sea como sea, estamos decididos a dar el gran paso. ¿Qué hacer a continuación? ¿A quién dirigirse? Bueno, supongo que aquellos que acuden por primera vez a un dentista se plantearán las mismas preguntas, y la forma de actuar en ambos casos puede seguir las mismas pautas.

Lo primero es buscar un sistema que pueda hacer las funciones que necesitamos o, que al menos, lo parezca. A continuación, suele ser buena costumbre contactar con la gente que distribuye el sistema y, al igual que con el dentista, intentar establecer contacto personal antes de tomar ninguna decisión.

Recomiendo, llegado este punto, intentar aclarar absolutamente todas las dudas posibles antes de firmar nada y dejar claro que, aunque no se esté doctorado en informática, uno es capaz de entender si algo funciona o no según lo que se había especificado, es decir, ser por lo menos igual de exigente como cuando uno se compra un coche nuevo.

A continuación se detallan los puntos clave a tener en cuenta a la hora de informatizar una gestión y que se deben incluir en el capítulo de ruegos y preguntas antes de dar el gran paso.

Instalación

Los sistemas informáticos de gestión, a diferencia de los de tratamientos de imágenes o vídeo, no precisan de gran poder de proceso ni enormes cantidades de capacidad de almacenamiento, por lo que cualquier equipo actual de media gama es más que suficiente en la mayoría de los casos.

Quizá la cuestión más importante a la hora de la compra no sea la marca o el modelo, sino la posibilidad de servicio técnico. Por eso, al contrario que en el caso de los electrodomésticos habituales, cuya compra suele ser más cómoda en grandes superficies por las condiciones de garantía y reembolso, en el caso de un ordenador para gestión, lo que cuenta son las personas, y concretamente, el técnico.

Es preferible buscar un pequeño comercio y enterarse de quién es el que verdaderamente entiende (al cual no se le suele ver) y, si es posible, establecer contacto personal. O, en caso de que sea posible, tener un asesor informático que sea fiable y de confianza, como hacemos con nuestro dentista.

Hay que tener en cuenta que el noventa por ciento de los problemas informáticos cotidianos tienen una solución fácil e inmediata, siempre que se entienda algo del tema.

Y, por supuesto, no olvidarse de leer las licencias de uso del software que, como la letra pequeña de los contratos, puede encerrar algunas sorpresas inesperadas (ver cuadro «Licencias de uso»).

Copias de seguridad

Este es un aspecto al que, aunque se suele considerar importante, no se le presta la atención que realmente requiere, y es que la copia de seguridad debe considerarse desde el primer momento de la puesta en funcionamiento de un sistema informático, y esto es válido también para los ordenadores de uso personal.

Mi práctica habitual es tener tantas copias como sea posible, sin que ello se convierta en un problema de gestión en sí mismo.

Normalmente los datos están almacenados en un disco duro y, a juzgar por la experiencia, no tiene por qué pasar nada. Si después de un tiempo razonable no se ha producido ningún error por defecto de fabricación, digamos tras un mes de trabajo, es muy poco probable que se vaya a producir en adelante. De hecho, podríamos rescatar un ordenador de hace 20 años y comprobar que el disco duro sigue funcionando perfectamente. Sin embargo, las pérdidas de datos no suelen venir de un fallo «mecánico», sino de un fallo «lógico» y éste se puede producir por diversas causas.

La idea es que si los datos están a salvo, siempre se podrán recuperar con otro ordenador que tenga el programa correspondiente por lo que mi recomendación, y por descontado la de los fabricantes de software, es tener una copia de seguridad en un segundo disco duro que sólo y, exclusivamente, se utilice para eso, pero que además se encuentre en una ubicación donde no pueda ser dañado accidentalmente.

Pero yo añadiría un nivel más de seguridad, sencillo, cómodo y barato: una memoria USB de mediana capacidad –32 Gb debería ser suficiente– en la que se realicen copias periódicamente, por ejemplo, una vez a la semana, y que nos llevaríamos a casa para guardarla en un lugar seguro.

La bases de datos suelen ser en forma de texto y, en general, ocupan poco espacio (no confundir la base de datos, es decir, los datos de nuestros pacientes, con el programa de gestión que sí puede requerir más espacio en disco). En el caso de almacenarse también imágenes, existen memorias de mayor capacidad.

De lo que se trata es de minimizar daños, y en caso de «gran catástrofe», no perderlo todo y volver a un funcionamiento normal en un corto periodo de tiempo, es decir, en unos días.

Incidencias

Como se ha dicho antes, disponer del teléfono de una persona que pueda prestar atención técnica en estos temas es el arma más valiosa en todas estas cuestiones.

Los ordenadores y programas informáticos, como cualquier máquina, y por su propia naturaleza, más que otras máquinas, son susceptibles de sufrir fallos, aunque normalmente son fallos lógicos, y esto en cierto modo lo han heredado de los humanos.

Al igual que sucede en el ser humano, el trabajo intensivo y continuado y la falta de descanso, produce saturación y, al cabo de un cierto tiempo, crean confusión llegando a producir un bloqueo.

Y al igual que el ser humano, que necesita del sueño para que la mente funcione con fluidez, el ordenador de vez en cuando debe ordenar sus ideas para funcionar eficientemente. Para los ordenadores, un reinicio suele ser el equivalente de una noche de reposo, mientras que una siesta podría equivaler a cerrar el programa y volver a abrirlo.

En términos informáticos, existe una parte en todos los programas que se conoce como «recolector de basura», aunque quizá debería llamarse «reciclador de basura», que se encarga de evaluar qué se hace con los datos que se van utilizando, cuando pasa algún tiempo sin que se hayan vuelto a usar. Una imagen que puede ayudarnos a comprender este proceso es pensar en una mesa llena de post-it con anotaciones, tickets de compras, tarjetas de visita, folletos y cartas sin abrir: tarde o temprano nos encontraremos revolviéndolo todo para encontrar ese número de teléfono que nos hace falta.

Por supuesto, no vamos dejando apuntadas las cosas importantes en pequeñas notas, ese sería el equivalente a un mal programa informático, y no suelen plantearse problemas graves por estos motivos, pero sí nos pueden crear confusión momentánea y muchas veces pediremos ayuda a un tercero, o si se trata del ordenador, llamaremos al técnico.

La norma en este caso debe ser que, aunque las incidencias son inevitables, la solución debe ser rápida y efectiva.

Queda en el aire una cuestión que muchos se plantearán como la más importante o preocupante, sobre todo, los que llevan trabajando ya algunos años: qué hacer con todas las fichas de pacientes que actualmente se encuentran en papel. En realidad, este es un proceso que se realizará sólo una vez en la vida, como sacarse el carnet de conducir o el título de odontólogo, así que no es opcional y de todas formas habría que hacerlo en algún momento, así que mejor antes que después.

De momento la tecnología no ha avanzado tanto como sería deseable en este aspecto y (con todos los perdones) para ello la mula sigue funcionando mejor que la furgoneta, pues se trata de un camino sin asfaltar.

Conclusión

De la misma manera que un paciente puede tener sus dudas totalmente legítimas acerca de la efectividad de un tratamiento –por ejemplo, con implantes–, las ventajas suelen superar con mucho a los inconvenientes, suponiendo en algunos casos un cambio radical en la vida del paciente y, en otros, la única solución posible.

Cierto es que una decisión de ese tipo no suele ser fácil ni suele salir barata, y también es cierto que el paciente sólo es capaz de apreciar la verdadera dimensión del cambio después del tratamiento y con la informatización ocurre algo parecido, a priori es difícil darse cuenta de las ventajas y cómo puede cambiar nuestro día a día en el trabajo.

Y para visualizar el verdadero alcance de lo que la informática y la integración de sistemas puede llegar a hacer, una demostración –aunque perecedera y poco útil– puede ser el mejor camino para representar lo que verdaderamente está sucediendo, por eso recomiendo ver el vídeo «Flight Assembled Architecture/Architectures volantes»: http://vimeo.com/33713231. Quizá algún día todo se construya así.

SI APPLE HICIERA AGUA

Como ellos mismos indican en scoopertino.com, son noticias irreales de Apple, y la verdad, muchas de las cosas que se pueden ver en la página son simples exageraciones, pero el anuncio de Apple Water, en cierto modo, demuestra la solidez de la imagen de marca. Confieso que después de ver el anuncio me han dado ganas de probarla. A continuación, tenéis la traducción. Agua. Limpia. Simple. Húmeda. Si has bebido zumo, estás preparado para beber agua. Apple Water está diseñada para el experto en Apple: bellamente envasada, fácil de beber y perfectamente sobrevalorada. Una mezcla mágica de hidrógeno y oxígeno, Apple Water dice de ti todo lo que los demás necesitan saber. •Vaso de ingestión opcional: beba desde un contenedor diseñado por Apple con su diseño único. Solo 29,99 $. Comprar ahora. •Display incorporado: sensible a la temperatura, el logo cambia de rojo a azul cuando Apple Water ha alcanzado la temperatura favorita de Steve Jobs. •Perfección molecular: literalmente el doble de átomos de hidrógeno que de oxígeno. •Satisfacción inmediata (Waterification = Water Satisfaction): la tecnología Cuarto de Vuelta de Apple le asegura que nunca tendrá que girar el tapón más de 90 grados. •Agarre perfecto en cada ocasión: sin deslizamiento, el recipiente de Apple Water está ondulado para mayor satisfacción. •Botella con base resistente al vuelco: la base revolucionaria de Apple Water permanece estable con una presión lateral de hasta 1,3 kg.

Artículo elaborado por:

D. Iñaki Lauret, Responsable del Departamento, de Audiovisuales e Informática de i², Centro i² Implantología Madrid