A la hora de organizar un evento, la eficiencia y la seguridad son esenciales para el éxito. En este contexto, Pecket Events se convierte en una herramienta fundamental para optimizar la gestión de todo tipo de eventos, independientemente de la afluencia de público. En el sector odontológico, donde la actividad de congresos científicos, ferias y formaciones está a la orden del día, Pecket Events ofrece una plataforma de gestión que facilita enormemente a los organizadores todos los pasos, desde la generación de invitaciones e inscripciones hasta los informes post – evento pasando por el control de accesos al mismo con todas las casuísticas necesarias.
Pecket Events, desarrollado por la tecnológica Kauil Tec, nace dentro de Peldaño Media Group (casa matriz de Gaceta Dental) y Pecket, para dar respuesta a sus propias necesidades dentro del campo de los eventos que desarrollan y organizan desde hace más de 30 años en sus diferentes sectores de especialización. Rápidamente, su efectividad y éxito, hicieron de Pecket Events una herramienta única para muchos de sus clientes.
Para empresas, clínicas, sociedades científicas…
¿Necesitas ayuda con la gestión de un evento en tu clínica dental? ¿Estás pensando en organizar un congreso científico o una feria? Pecket Events es la solución, especialmente para aquellos con presupuestos más ajustados. La combinación de su facilidad de uso, personalización de acreditaciones, acceso rápido a través de QR y soporte técnico permite a los organizadores optimizar la gestión de eventos y garantizar la seguridad de los asistentes de manera efectiva, ahorrando tiempo y recursos.
¿Cómo puede ayudarte Pecket Events en tus eventos?
Uno de los aspectos críticos en la gestión de eventos es el control de acceso. Pecket Events se destaca en este aspecto al ofrecer una vista en tiempo real de cuántas personas han accedido al evento, lo que facilita el cumplimiento de las regulaciones de aforo vigentes. También hay que destacar el anti pass back, el cual evita que dos personas puedan utilizar el mismo código. Estas funcionalidades son cruciales para garantizar la seguridad y la comodidad de los asistentes.
Por supuesto, esta plataforma está diseñada para adaptarse a las necesidades de cada evento. Por ello, ofrece tres niveles de funcionalidades diferentes: Lite, Advance y Premium. Estos niveles se adaptan en función de la cantidad de asistentes, los diversos puntos de acceso al evento, los tipos de invitaciones, la opción de uso de varios idiomas y si el evento es gratuito o de pago. Esto ofrece a los organizadores una amplia variedad de herramientas para crear experiencias únicas y personalizadas para sus asistentes.
¿Quieres optimizar tu evento? Estos son los pasos a seguir
Organizar un evento con Pecket Events garantiza un proceso eficaz y personalizable para satisfacer todas tus necesidades. Sólo tienes que contactar con el equipo de Pecket, y ellos escucharán atentamente toda la información que puedas darles sobre los resultados que buscas obtener y cómo quieres llevarlo a cabo. Así, no tendrás que preocuparte por nada, solo facilitarles la información que necesiten en cada momento. Para llevarlo a cabo deberás seguir los siguientes pasos:
- Crea un formulario de registro: comienza por diseñar un formulario de registro que se adapte a tus necesidades de contenido e imagen de marca. Este formulario estará disponible en todos los dispositivos, permitiendo a los asistentes completar la información que se necesite, en su idioma preferido y desde cualquier dispositivo. Personaliza los campos, utiliza desplegables con opciones predefinidas y decide qué campos son obligatorios u opcionales.
- Diseño personalizable de acreditaciones: Pecket Events ofrece flexibilidad en el diseño y tamaño de las acreditaciones, lo que se adapta a cualquier formato y necesidad.
- Gestión de entradas de pago: si tu evento requiere entradas pagadas, Pecket Events facilita el proceso. Integra una pasarela de pago para que tus visitantes o congresistas puedan comprar sus entradas de manera eficiente. Además, puedes utilizar códigos de descuento (tanto porcentaje como importes fijos) y generar facturas compatibles con tu sistema de contabilidad para tus clientes.
- Control de acceso: Gestiona y controla el acceso de tus proveedores, personal auxiliar, equipos de montaje, empresas de logística y transporte, servicios técnicos, caterings, audiovisuales, asistentes, etc. Además, cada invitado tendrá un QR específico que le dará acceso ilimitado o sólo a zonas concretas.
- Utiliza la aplicación móvil: Pecket Events ofrece una aplicación móvil para dispositivos IOS y Android que te permite escanear códigos QR de acreditaciones en tiempo real. Además también puede funcionar sin conexión a internet, siempre y cuando tengas los datos precargados.
- Mide el impacto en tiempo real: Pecket Events te permite obtener informes estadísticos en tiempo real, lo que facilita el seguimiento de los asistentes. Puedes visualizar datos de registro, acreditación y asistencia, y también exportarlos a un formato excel para un análisis más detallado. Los informes pueden ser totales, específicos para un período de tiempo o categorizados según el tipo de acreditado. Además, la plataforma permite configurar avisos para enterarte al instante de cuándo llegan los asistentes y poder preparar la recepción adecuada a cada uno de ellos.
- Seguridad: Pecket Events es 100% seguro y funciona en modo offline. La plataforma se mantiene permanentemente actualizada para garantizar la protección de los datos.
Casos de éxito de Pecket Events
Pecket Events ha cosechado numerosos éxitos en el ámbito de eventos multidisciplinarios, como es el caso de Gym Factory, un evento que combinaba distintos espacios con accesos personalizados para cada uno de los asistentes. Pecket Events permitió un acceso rápido y seguro mediante la lectura de códigos QR, lo que garantizó un flujo de entrada y salida eficiente. Esto proporcionó a los organizadores la capacidad de diferenciar entre los participantes que tenían acceso a zonas específicas del recinto o a actividades concretas.
Otro caso de éxito de Pecket Events es su utilización en los Premios GD 2023. Con esta plataforma, se facilitó el envío de invitaciones, así como el control y acceso de cada uno de los invitados y acompañantes.
