¿Qué hacer con las historias clínicas de un odontólogo fallecido?

Hace poco contestamos a la pregunta de qué hacer con el historial clínico de un paciente que ha fallecido. Pero ahora queremos resolver la duda en dirección contraria: ¿qué hacer con las historias clínicas de un odontólogo que ha fallecido?

En muchos aspectos, el tratamiento de los datos es el mismo que en el caso de un profesional que se jubila. Pero debido a que hay que tener en cuenta a los herederos del facultativo, la legislación tiene ciertos matices que vamos a ver a continuación.

Protección de datos de las historias clínicas de un odontólogo fallecido

Hay que tener en cuenta que según el artículo 17.5 de la Ley de Protección de Datos: “Los profesionales sanitarios que desarrollen su actividad de manera individual son responsables de la gestión y de la custodia de la documentación asistencial que generen”.

Pero igualmente, en la práctica privada, puede darse el caso de que el Colegio profesional tenga el papel de actuar como encargado de la conservación de la documentación, y en este supuesto, este papel continuaría incluso con posterioridad al fallecimiento (o jubilación) del profesional.

En ambos casos, tanto en el de jubilación como de fallecimiento del odontólogo, sigue vigente la obligación de conservación de la historia clínica. Pero con el añadido de que en caso de fallecimiento, los herederos del profesional también están sujetos al deber de conservación, aunque no puedan acceder a los datos de los mismos.

Es decir, no importa el motivo por el que haya cesado la actividad, “el profesional se encontrará obligado al cumplimiento de las obligaciones legalmente previstas en relación con su fichero de historias clínicas”. Dicho deber de custodia de la historia clínica está supeditado, como mínimo, al período de tiempo establecido por la normativa estatal (o autonómica), y siempre teniendo en cuenta la propia finalidad de la historia. Deber que subsiste, en beneficio de la atención sanitaria del paciente, en caso de fallecimiento del facultativo. Y cuando se da este caso, “se subroga a los herederos en las obligaciones de conservación por aplicación de lo dispuesto en el artículo 661 del Código Civil.”

En el caso de existir terceros que hayan manejado las historias clínicas – por ejemplo para digitalizarlas – la ley de protección de datos indica que: “Se prevé la existencia de un contrato celebrado por el facultativo, o sus herederos en caso de haber fallecido aquél, el propio Colegio Profesional y dos entidades, encargada la primera de ellas de la digitalización de las historias en los locales del profesional y la segunda de conservar la mismas en un servidor seguro que cumpla con las medidas previstas en el Real Decreto 994/1999, de 11 de junio.”

En el supuesto de fallecimiento del colegiado, el contrato prevé que cualquier solicitud de acceso a los datos no iría nunca dirigida a los herederos del fallecido, sino al propio Colegio, quien a su vez la dirigirá a los herederos para “su adecuada respuesta en tiempo y forma”. Además, el Colegio estará autorizado a atender directamente la solicitud.

Esto es debido a que los herederos, si no ostentan la condición de profesional sanitario, no estarán legitimados a comprobar ningún tipo de dato de la historia clínica del paciente, tal como determina la Ley 41/2002 y por la propia Ley Orgánica 15/1999, la cual no les permite el acceso.

Por este mismo motivo – que los herederos realmente no tengan facultades para poder acceder a los datos a pesar de ser sus responsables, – es conveniente que en el contrato celebrado con los herederos se maticen cláusulas donde conste una posible devolución de los datos al cliente, teniendo en cuenta que la cesión de los datos de la historia clínica no puede basarse en la mera autorización de los herederos del colegiado. Por lo que todos estos posibles procedimientos deben quedar debidamente clarificados en cualquier tipo de documentación o contrato.

Si un odontólogo fallece, ¿se pueden pasar las historias clínicas de sus pacientes a otro odontólogo?

Efectivamente, existe la opción de la transmisión de los datos a otros facultativos, pero solo bajo circunstancias muy concretas, a saber: solo si ese odontólogo tuviera que realizar una actividad de diagnóstico o tratamiento del paciente. O si el propio paciente solicitara la transmisión de su historia clínica a su nuevo odontólogo, sin perjuicio del deber de conservación del anterior.

Toda la legislación completa se puede consultar en este documento de la Agencia Española de Protección de Datos. También te puede ser útil consultar esta información sobre cómo cumplir con la ley de protección de datos en las clínicas dentales, escrito por la especialista en la materia, Susana Sfameli.