Consejos para preparar una ponencia atractiva
Con una férula en la muñeca para que el temblor de manos no fuese tan evidente. Así dio su primera ponencia, por consejo de un amigo, hace ya algunos años, el Dr. Fernando Autrán. Y es que hablar en público, comunicar y transmitir conocimientos y experiencia clínica no es una tarea sencilla. Además de este referente indiscutible en la Estética Dental, hemos consultado a otros profesionales habituados a impartir conferencias y cursos en congresos, jornadas y simposios, tanto nacionales como internacionales, para que nos desvelen cómo preparan sus intervenciones o cuáles son sus trucos infalibles para controlar los nervios. Juan Zufía, Francisco Teixeira Barbosa, Isabel Giráldez, Julia García, Miguel Arroyo, además del maestro Autrán, nos ofrecen unos relatos plagados de consejos, para aquellos que se quieren adentrar en el mundo de la divulgación, y de anécdotas dignas de ser compartidas.
A pesar de que algunas conferencias no se prolongan durante más de 30 minutos –hacer ponencias cada vez más cortas es la tendencia–, elaborar una presentación científica y clínica implica mucho trabajo. Precisamente la duración de la ponencia y también el público al que va dirigida suelen ser los elementos clave en los que se fija un conferenciante a la hora de preparar su presentación. «Saber qué público tenemos delante es importantísimo. Si son estudiantes, si son profesores, si es un público heterogéneo, etc. Una vez que hemos identificado a quién nos vamos a dirigir, deberemos realizar una comunicación acorde a esa audiencia, confeccionar una historia que sea relevante para ellos y que, de esa comunicación, puedan sacar algo interesante para su crecimiento profesional. Si quieres ser un poco más ambicioso, incluso, intentar motivarlos a un cambio de actitud a nivel personal», afirma el Dr. Francisco Teixeria Barbosa. Para el Dr. Juan Zufía, «toda ponencia ha de tener al menos tres cosas. En primer lugar, una base científica, es decir, la situación actual de los conocimientos sobre el tema a tratar. En segundo lugar, la presentación del problema o una situación de posible mejora. Y, en tercer lugar, ofrecer soluciones o tratamientos que resuelvan o mejoren dicho problema».
En la importancia del mensaje focalizan el técnico Miguel Arroyo y los doctores Isabel Giráldez y Fernando Autrán. Para este último, «lo más importante es tener claro qué quiero que los oyentes se lleven a casa. Siempre hay una idea principal de la que parte toda ponencia y que se tendría que poder resumir en una frase. Por ejemplo: los composites son una herramienta fundamental en la Odontología Mínimamente Invasiva, y con ellos se pueden resolver un gran número de casos con éxito, a medio y largo plazo. Partiendo de esa frase puedo construir una charla de cuarenta y cinco minutos, o un curso de seis días. Por tanto, lo siguiente que tengo en cuenta es el tiempo del que dispongo para exponer. Es mucho más difícil hacer una charla breve, sintetizar», asevera.
En el caso de Isabel Giráldez, «además de identificar al público -lo que te permite potenciar y profundizar en temas concretos-, es importante tener en cuenta que tu charla debe dejar un mensaje, algo que el asistente a tu curso pueda utilizar o le sirva para su día a día. Si se consigue esto entonces la ponencia mereció la pena». Una filosofía compartida por Miguel Arroyo: «Lo más importante es ofrecer un mensaje claro y aplicable para cualquiera de los asistentes en su día a día. Esto es lo que yo busco cuando voy a ver a otros ponentes y no solo fotos de casos muy espectaculares».
Inversión de tiempo
Respecto al tiempo de preparación de las ponencias no hay estándares ni recetas mágicas. «Es complicado estimar un tiempo exacto de preparación. En mi caso cuento con unas 800 diapositivas en una presentación que abarca un amplio temario sobre Implantología. El resultado de años de trabajo y cada vez que incluyo algo nuevo a la presentación, normalmente, tengo que practicar unas dos o tres veces hasta que la «nueva historia» tiene sentido y sea atractiva», explica el Dr. Teixeria Barbosa.
La duración y el tema de la charla determinan el plazo de preparación para el Dr. Autrán: «Hay temas que me piden de una forma bastante repetida. Para estas ponencias dispongo de una gran cantidad de material ya preparado, y se trata tan solo de actualizar conceptos, renovar algunas técnicas y actualizar casos clínicos. En estos casos, el trabajo es menor, y con unas cuantas horas puedes tener la ponencia preparada. Cuando se trata de temas completamente nuevos, el trabajo puede multiplicarse hasta el infinito. Investigación bibliográfica, buscar en toda la iconografía que tienes guardada, crear la estructura de la ponencia, hacer cada diapositiva desde cero… Los expertos dicen que para hacer una presentación de una hora puedes llegar a invertir unas noventa horas, y estoy bastante de acuerdo». Este mismo punto de vista lo comparte la Dra. Julia García: «No es lo mismo una conferencia de una mañana, que un curso de dos días o una ponencia de 40 minutos. Lo primero que necesitas es una buena estructura, independientemente del tiempo requerido, y sobre ello vas introduciendo el material necesario para trasmitir el mensaje», afirma.
La dedicación del Dr. Juan Zufía a sus presentaciones es variable. «A veces hago un ‘corta y pega’ en media hora y otras veces tardo semanas en preparar una charla de 30 minutos. Dominar un tema y tenerlo preparado es muy cómodo, pero montar conferencias nuevas es estimulante y te hace aprender».
La continuidad y la constancia son reglas básicas para Miguel Arroyo. «Yo no dejo de preparar casos nuevos todos los días. Las presentaciones exigen un trabajo diario. Además de seleccionar fotos, hay que editar vídeos y ordenar la presentación. Más o menos invierto entre un mes o mes y medio por ponencia», revela.
Palabra e imagen
Palabras e imágenes son los elementos clave de la exposición, que deben conjugarse perfectamente para lograr captar la atención de la audiencia y que consigan su finalidad didáctica. «Siempre he preferido un estilo sencillo y directo. Muy coloquial y cercano –afirma Fernando Autrán–, pero hay que adecuarlo al público: No es lo mismo hablar para un auditorio de 400 personas, donde tiendo a mostrarme más serio y formal, que, ante una clase con veinte alumnos, donde uno puede bromear de vez en cuando e, incluso, soltar algún taco simpático. De hecho, es uno de mis defectos. Y hay que ser muy prudente con las bromas, ya que, en función de los auditorios, países o entornos, pueden ser simpáticas o ofensivas», advierte.
Respecto al material gráfico, para el Dr. Autrán «cada diapositiva tiene que ser como un cuadro. Tiene que ser digna de ser vista, incluso admirada. No me gusta poner diapositivas de texto. Las imágenes tienen que informar, pero también tienen que gustar. Las fotografías de los casos deben ser impecables. Intento estar al día en cuanto a las imágenes y el estilo de las presentaciones. Una buena forma de hacerlo es ver presentaciones de otros profesionales en congresos y cursos. Actualmente hay verdaderas obras de arte, presentaciones dignas de ser firmadas por cineastas de Hollywood», revela.
«Si el contenido es importante la forma también lo es», asegura el Dr. Juan Zufía: «Mantener una imagen limpia, ordenada y de uniformidad en las diapositivas ayuda al oyente a no perderse y mejora la comprensión del mensaje. El lenguaje ha de ser técnico, pero entendible al mismo tiempo. Evito las palabras ordinarias siempre, y soltar algún chascarrillo gracioso de vez en cuando ayuda a romper la monotonía».
En el ritmo y la calidad se fija especialmente Miguel Arroyo. «Me gustan las presentaciones dinámicas, para ello necesito una buena calidad de fotografía y no utilizo mucho texto. Soy más de comunicación clara. No me gusta tener un texto en la pantalla y repetir lo hablado», asegura.
Sobre los temas a evitar el Dr. Teixeria Barbosa comparte su regla de oro: «nunca hablar de política y religión, aunque a veces es muy complicado no mencionarlo cuando nos toca subir a la palestra en momentos en el que el mundo o el país vive momentos políticos convulsos».
Otro aspecto que no debe caer en el olvido, nos apunta el Dr. Teixeria Barbosa es el estilismo. «Cuando empecé a ser invitado a hablar en público siempre me ponía mi mejor traje (solo tenía uno), con mi corbata y mis zapatos -no siempre brillantes-. Pero leer el libro «Zero to One» de Peter Thiel me marcó. En el mismo afirmaba que ´si alguien te viene a hablar de tecnología y digital en traje y corbata, seguramente sería desilusionante. La tecnología viste vaqueros, camiseta y zapatillas´. Sin duda Thiel exagera, pero desde entonces siempre llevo zapatillas (-tengo los pies también muy machacados de hacer deporte, confiesa-), aunque con camisa y americana. Una excepción es la JTI –Jornada Total de Implantología–, donde todos vamos en camiseta y eso me parece una idea disruptiva en nuestro sector donde las formalidades son considerables. Por otro lado, creo que si vas demasiado elegante estás poniendo la primera barrera entre el público y tu persona. A la audiencia le gusta percibir que el que está arriba es uno más y no alguien tocado por la gracia de Dios», revela.
Nervios, entre el amor y el odio
El Dr. Francisco Teixeria Barbosa ha encontrado en el deporte la fórmula perfecta para relajarse antes de subir al estrado. «Correr 5, 10 o 20 kms te motiva el día entero. Durante la charla uno estará con energía, pero, al mismo tiempo, relajado y ágil. Y si no funciona, existen algunas recomendaciones de respiración y de meditación que a mí me han servido para terminar hiperventilando y con una hipoxia antes de comenzar a hablar», revela. Al mismo tiempo, apunta hacia los «fármacos que te pueden ayudar a controlar el sudor, relajarte (cuidado porque algunos reducen el rendimiento cerebral), pero como decía al principio la mejor forma para controlar los nervios es hacer deporte, tomar un buen desayuno y no discutir con tu mujer la noche anterior», afirma con su habitual sentido del humor.
Como en los exámenes, la correcta preparación de la exposición es clave para controlar la excitación. «Soy una persona bastante nerviosa y si a esto le sumas que soy mujer, pues el cóctel es brutal -ríe la Dra. Julia García-. Para mí, la única manera de controlar mis nervios es haber trabajado bien la ponencia», confiesa.
Si el inicio de la exposición está controlado, la charla está bien encaminada y seguramente será un éxito. «Los tres primeros minutos de la charla son clave. La introducción es la parte que más preparación requiere. Es el momento de conexión con el público y hay que impactar para engancharlos. Para ello hay que trasmitir seguridad y claridad en el mensaje», revela el Dr. Zufía.
Pero, a pesar de lo que pudiera parecer, no todos ven en los nervios un problema a la hora de exponer. «No los quiero controlar. Me gusta pensar que no me pongo nervioso. A pesar de los años que llevo dando charlas y cursos, siempre hay una cierta excitación. De hecho, esas mariposillas en el estómago antes de empezar me estimulan. Y cuando estás frente a una sala llena, ese subidón de adrenalina antes de empezar, para mí no es en absoluto negativo», nos revela el Dr. Autrán. De la misma opinión es Isabel Giráldez: «Si te soy sincera, los nervios me ayudan a salir con más energía. Necesito ese «gusanillo». «En mi caso, siempre tengo nervios, son incontrolables, pero se pasan cuando lanzas las dos primeras fotos. A partir de ese momento es cuando empiezo a disfrutar», afirma Arroyo.
Cada maestrillo…
Además de formarse para hablar correctamente en público, prepararse muy bien el tema, saber lo que se quiere transmitir o conocer la audiencia de destino, ensayar la exposición es fundamental para otro aspecto esencial: controlar los tiempos. «Esto es muy importante si no quieres tener que alargar la charla con relleno improvisado, o verte en el aprieto de tener que terminar precipitadamente, o lo que es peor, interrumpir tu charla por falta de tiempo», apunta el Dr. Autrán.
En el capítulo de trucos y consejos prácticos, el Dr. Autrán nos ofrece un buen repertorio. «Ahora está de moda el storytelling, contar una historia, a ser posible personal, que una lo racional con lo emocional, para captar la atención del público. Otra forma es empezar por el final para crear expectativa. Por ejemplo, una foto de una sonrisa impresionante y preguntarle al público: ´¿Cómo llegó «fulanita» a tener esta maravillosa sonrisa? Durante los siguientes cuarenta y cinco minutos intentaré desvelarles, paso a paso, cómo lo conseguimos´. Y un concepto que me costó mucho entender al principio, pero que ahora tengo muy claro: No quieras agradar a todo el mundo. Siempre habrá gente a la que no le guste tu presentación, o cómo hablas, o tus casos, etc. No pasa nada. Lo importante es que le guste y que sea útil, a la gran mayoría».
«Introducir historias que no están relacionadas directamente con el tema, pero que capten la atención para relajar el ambiente cuando la comunicación está siendo muy densa o empezar la comunicación con una noticia sorprendente» son comodines infalibles para el Dr. Teixeria Barbosa. «En esos primeros segundos ya tienes su atención, ahora ya solo tienes que desarrollar tu idea de cómo lo vas a solucionar y cuál es tu propuesta». Además, añade un comodín más: el humor. «Esto es muy personal y no siempre está bien visto. Para mí, cada historia debería de tener su toque de humor. Hacer reír al público los mantiene atentos. No obstante, tampoco hay que abusar de este arma ya que la comunicación perdería credibilidad».
El Dr. Juan Zufía coincide en este argumento. «Trucos hay muchos, desde preguntas retóricas lanzadas al público, frases célebres o anécdotas personales hasta vídeos bromistas y chistes. Personalmente uso bastante el humor irónico, pero es un riesgo, ya que a veces no causa el impacto esperado. Para evitar el desastre psicológico que supone el fracaso de un comentario humorístico, yo lo que suelo hacer es pensar en la cañita que me tomaré después. Otro truco es ir vestido de manera sencilla y clásica. Un atuendo llamativo u hortera que genere más comentarios entre el público que la propia ponencia no sería lo más indicado. Quizá mi recurso favorito es hacer que el público participe en las estadísticas, haciéndoles preguntas interactivas para que levanten la mano. Consejo a inexpertos: si no queréis caer en la más absoluta indiferencia, esto jamás ha de realizarse durante una charla a la hora de la siesta», asegura sonriente.
