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La informática en la clínica dental: requisitos de un programa de gestión

Introducción

En la actualidad el poseer una ayuda informatizada de la gestión es algo imprescindible para cualquier empresa moderna del siglo XXI. El estar “informatizado” simplifica muchas cuestiones y permite hacer análisis de la gestión que, de otra forma, serían muy costosos de llevar a cabo. La clínica dental no va a ser menos que las demás empresas.

En la actualidad hay una mayoría de dentistas que siguen sin informatizar sus consultas. Ello trae consecuencias en cuanto al conocimiento de su propio mercado y de sus proyecciones empresariales situándoles en desventaja con respecto a aquellos que le sacan rendimiento a su informatización.

Hay dentistas que están informatizados pero que siguen manteniendo la estructura de sus fichas clínicas en papel haciendo doble trabajo. Anotan la información en la ficha de papel y en el ordenador. Esto lo hacen porque no se terminan de fiar del ordenador.

Las razones por las que algunos dentistas no dan el salto a la informática o no prescinden de sus fichas en papel es por una tremenda inseguridad y por la carestía de programas y equipos informáticos.

Inseguridad originada por desconocimiento del manejo de los ordenadores y de los sistemas informáticos en general y originada por el miedo a los “virus” informáticos o a los fenómenos de “cuelgue” de los ordenadores o de avería de los mismos por circunstancias, la mayoría de la veces, inexplicables para el usuario normal.

La carestía es indudable. Aunque la informática se abarata cada vez más, también se queda obsoleta tanto en los aparatos como en los programas en un espacio muy corto de tiempo, con lo que exige reinversiones constantes en modernizaciones de aparatos y programas. No has hecho nada más que comprarte un ordenador calificado de muy potente cuando, a los dos días de comprarlo, hay otro modelo más potente y más barato.

Pero hay que vencer estos miedos para estar en la cresta de la ola aunque sólo sea por una cuestión de imagen frente a nuestros competidores.

En la informática hay que estar dispuesto a perder el tiempo en aprender los sistemas operativos y los programas y hay que estar dispuesto a hacer una inversión permanente. La mayoría de los dentistas se compran un sillón dental, herramienta imprescindible y no suelen cambiarlo hasta 10 años después como mínimo. Si vemos bajo esa óptica a la informática mal vamos. Un aparato informático tiene una vida máxima de cinco años. Alargar la vida a un aparato más de cinco años es quedarnos en el australopiteco de la informática. Cuando uno cree que domina algo de ordenadores no tiene nada más que darse una vuelta por cualquier tienda de informática para ver nuevos ordenadores para que el vendedor, al contarle las prestaciones de los nuevos modelos, parezca que le está hablando en chino. O simplemente comprando cualquier revista de informática pareciera que uno lee en otro idioma porque no se entera de nada.

Pero lamentablemente en un mundo donde casi todo se puede hacer por Internet no nos queda más remedio que actualizarnos constantemente. Es una actualización si cabe más exigente que la propia que nos exige nuestra profesión ya que cambia más deprisa. Hay compañeros que siguen usando las mismas amalgamas de hace 30 años, y la misma gutapercha que hace 25, y el mismo composite que hace 20, pero no intentes usar un ordenador de hace 10 años, que no vale para nada. Nuestro teléfono móvil de hace diez años lo catalogaríamos de “ladrillo” y no lo concebiríamos en los momentos actuales.

Lo malo de la informática es que no hay un mundo de cursillos y cursos tan variado y rico como en el de nuestra profesión. No es fácil encontrar alguien que te enseñe algo, y si te lo enseña probablemente al terminar el curso hay que ir apuntándose al del año que viene para no quedarse atrás. La mayoría de nuestro aprendizaje puede provenir del amigo o del vecino, con lo cual es difícil profundizar y dominar la materia.

El mercado es tan “estupendo” que está continuamente mejorando y dejando obsoleto a lo anterior a una gran velocidad temporal. Y aun así nos preguntamos, ¿y qué ventaja entonces tiene el estar informatizado en mi clínica dental?

Algunas de las ventajas son las siguientes:
— Agilidad en la búsqueda y localización de las fichas clínicas. Nos ahorramos el tiempo diario de sacar las fichas en papel y de colocarlas de nuevo al terminar la jornada.
— Se evitan traspapelados de fichas que se clasifican mal y no hay manera de encontrarlas.
— Mayor claridad de agenda. No existen los tachones en la agenda informática, ni los añadidos de última hora que al final no se sabe quién viene y a qué hora.
— Cuentas claras. Sabemos mejor cómo está el paciente con respecto a nosotros y su cuenta. Sabemos cuánto ganamos y cuánto gastamos y por lo tanto podemos hacer una planificación de inversiones.
— Sabemos cuánto material y qué material usamos en la clínica, y cuánto nos gastamos en él y, por lo tanto, cuánto nos podríamos ahorrar o cuánto nos saldría más caro si pedimos a otro proveedor o cambiamos de producto.
— Sabemos cuantificar cuáles y cuántos son nuestros actos odontológicos en un determinado periodo de tiempo y cuánto repercutiría un cambio de precios en la economía de la clínica.
— Podemos manejar y llevarnos nuestro fichero a otro lugar para consultarlo en otro ordenador.
— Podemos acceder a nuestra base de datos desde otro lugar diferente a la clínica para consultar cualquier cosa que queramos. Una ficha, una nota de laboratorio, un apunte de gastos, un teléfono de un paciente, cualquier cosa que necesitemos y que no tengamos, y que no haga que nos tengamos que desplazar a la consulta para conseguir ese dato.
— Podemos hacer documentos a los pacientes de forma rápida y con presentaciones modernas: recetas, consentimientos, instrucciones, justificantes de asistencia, recordatorios de citas, presupuestos, etiquetas de cartas, cartas con membrete, encuestas de satisfacción, etc.
— Podemos confeccionar listados para los organismos oficiales: listados de radiografías para el CSN, de facturas emitidas y recibidas para Hacienda, de clientes y facturaciones para sociedades, de pacientes para las cuentas de los doctores colaboradores, etc.
— Podemos controlar nuestro gasto de laboratorio de prótesis y hacer comparativas con otros laboratorios.
— Nuestra imagen de empresa es más moderna.
— Podemos hacer mailings recordatorios a los pacientes.
— Podemos tener un control sobre los presupuestos emitidos y aceptados para saber a quién debemos hacer rellamadas para aumentar nuestra cartera de clientes.
— Podemos elaborar los presupuestos de las sociedades, que tienen baremos de precios diferentes a los nuestros privados, rápidamente.
— Podemos tener un control de los gastos para que no omitamos ningún gasto y que no se pierdan en el camino a la gestoría.
— Podemos cuantificar lo que repercuten en la economía de la clínica las fuentes de nuestros pacientes para potenciarlas o no descuidarlas.
— Podemos hacer estudios científicos de nuestra casuística mucho mejor al poder encontrar relaciones entre tratamientos y resultados con muchísima más rapidez.
— Hacemos más fácil la labor administrativa de nuestras auxiliares con lo que están más cómodas y contentas lo que repercute en su productividad, porque pueden salir antes y entrar más tarde, ya que no tienen que buscar ni colocar las fichas de papel al final y al principio de la jornada.

Todas estas ventajas hacen que pueda ser que nos merezca la pena el esfuerzo de modernizarse.

Sistemas operativos actuales
En la actualidad hay tres grandes sistemas operativos: Windows, Apple-Mac y Linux. La mayoría de programas de gestión de clínica dental funcionan bajo el sistema operativo de Windows. Algunos hay que funcionan con Mac y unos pocos con Linux. Los modernos sistemas de digitalización de imágenes radiográficas están casi todos en Windows y muy pocos en Mac. En general la mayoría de los programas del mercado informático están creados para funcionar en Windows. Es por ello el sistema más universal. También por ello es el sistema más atacado por los virus informáticos. Tanto Linux como Mac apenas tienen virus conocidos en comparación con Windows que tiene un tropel de los mismos amenazando nuestro sistema. Es raro encontrar un usuario de Mac o Linux con antivirus en sus ordenadores. Constantemente se fabrican nuevos virus para PC Windows para saltarse los antivirus que ponemos en los sistemas con lo que crea una grave sensación de inseguridad en el sistema. Además los antivirus se han de ir renovando y eso conlleva un coste adicional sobre todo si tenemos muchos equipos informáticos, ya que cada ordenador requiere de una licencia diferente de antivirus. Sobre cuál es el mejor sistema, hay opiniones para todos los gustos. Hay que valorar muy bien qué sistema elegiremos ya que cada uno tiene sus ventajas e inconvenientes.

Requisitos de un hardware (aparatos de ordenador)
Si estamos pensando en comprar equipos para nuestra consulta, mi consejo es no reparar en gastos y no buscar chollos. Es mejor comprar buenas marcas “de toda la vida” y, dentro de estas, comprar el ordenador más completo posible aunque haya una diferencia de precio importante. El que sea una buena marca es un signo universal de garantía como en todos los aspectos comerciales de la vida. Y el que sea lo más completo posible dilatará un poco más su periodo de obsoletización por la velocidad con la que cambian los tiempos.

Hace 15 años un equipo bueno tenía de disco duro 40 megas y era una ¡capacidad tremenda! Cinco años después ya tenían 1.000 megas en lo que pareciera un dislate informático. En la actualidad cualquier tarjeta de cámara digital ya tiene el doble y los portátiles vienen con 200 gigas. O sea ,200.000 megas (5000 veces más que hace 15 años), por lo que si compramos un equipo con poca capacidad y pocas prestaciones por barato, en seguida y, aunque parezca imposible, se nos quedará corto porque los archivos de los nuevos programas cada vez ocupan mayor espacio.

En cuanto a comprar ordenadores portátiles u ordenadores de sobremesa se impone el portátil por su reducida dimensión, sus buenísimas prestaciones y una mayor protección del sistema ante cortes de luz ya que dispone de batería independiente. Los portátiles los podremos integrar mejor en cualquier rincón del gabinete y con la tecnología inalámbrica no nos será necesario hacer obras para esconder cables.

Requisitos de un software de gestión de clínica odontológica
Tiene que ser un software a prueba de poco duchos informáticos. La mayoría de los mortales pertenecen al grupo de los poco duchos informáticos. Quizá las nuevas generaciones de dentistas estén en mejores condiciones que las antiguas, pero lo de la “informática a nivel de usuario” es una realidad no precisamente virtual. Los torpes podremos ser nosotros mismos o nuestro personal. Por ello, si el programa requiere un aprendizaje importante de signos, iconos y claves de teclado que aprender, nos complicará mucho la vida a la hora de tener que explicárselo a nuestro personal cuando existan rotaciones del mismo (asunto bastante habitual en nuestra profesión). Los cambios de auxiliar son bastante comunes en las clínicas, o las bajas por enfermedad o maternidad hacen que haya que contratar sustitutos/as que se tienen que poner al día rápidamente con nuestro programa informático.

Tiene que ser un software que nos permita exportar los datos a otro programa de gestión o a un programa de base datos universal y común, por si algún día decidimos cambiar de programa que podamos hacerlo.

Tiene que ser un software que no requiera de demasiado mantenimiento externo por parte de la compañía que nos lo suministra. Si tenemos que echar mano de los técnicos muchas veces una vez que lo dominamos estaremos a expensas del capricho de la informática y nos entorpecerá en nuestra labor asistencial. Que no nos de problemas, vaya.

Tiene que ser un software que cumpla con la Ley de Protección de Datos. Mucho ojo que el que nos digan que un programa cumple con dicha ley no nos exime de dar de alta nuestros ficheros informáticos en la Agencia de Protección de Datos y cumplir con las obligaciones diversas que dicta la ley. Hay algunos compañeros que porque el que les facilita el programa les dice que cumple con la Ley de Protección de Datos ya no hacen ningún trámite y se pueden encontrar con un problema serio.

Tiene que ser un programa a prueba de errores accidentales que puedan borrar información por parte de cualquiera que lo maneje. Ante cualquier atisbo de borrado de datos tiene que ser confirmado de alguna manera para que no ocurra sin darnos cuenta.

Tienen que poder hacerse copias de seguridad con facilidad o a ser posible de modo automático.

Tiene que cumplir con una buena mayoría de nuestras inquietudes, pudiendo con él prescindir de las fichas en papel de la clínica.

La gran mayoría de los programas informáticos del mercado cumplen con estos requisitos. Para saber cuál escoger es conveniente que las casas suministradoras nos puedan facilitar una versión “demo” para hacer todo tipo de probaturas. Cuando un vendedor nos explica un programa informático todo parece sencillo e intuitivo pero cuando el vendedor se ha ido y nos ha dejado solos con el “Miura” da la impresión de que nos hemos quedado en blanco y no sabemos por dónde tirar. No encontramos cómo hacer una cosa o cómo ir a un determinado sitio, posteriormente cuando el vendedor nos lo vuelve a explicar se nos abre el cielo que se nos vuelve a encapotar cuando se vuelve a ir, etc.

Una vez que hayamos tomado una decisión y optemos por un programa determinado nos será complicado pasarnos a otro si por el motivo que sea no estuviésemos satisfechos con el rendimiento de nuestro programa o de nuestro proveedor. Es como si, de algún modo, nos casásemos con el programa. Por ello es conveniente conocerlo bien antes de decidirnos. Al igual que cuando compramos un sillón dental solemos mirar unas cuantas opciones y evaluar ventajas e inconvenientes, así debemos actuar con nuestro programa informático. Si pudiésemos acudir a la consulta de un compañero que tiene un programa y se muestra contento con él sería ideal, porque lo veríamos trabajar seriamente. Antes de ello hay que habérselo estudiado para ver si realmente el compañero le saca el rendimiento que debiera al programa.

Los problemas informáticos no suelen venir por los programas, los problemas los dan los ordenadores, las redes, las compañías de ADSL, por lo que hay que escoger el sistema y el ordenador más fiable posible. Por supuesto siempre hacer un par de copias de seguridad de nuestros archivos un par de veces al día para evitarnos sustos importantes.

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