Reuniones matutinas efectivas para mejorar la productividad del equipo dental

El objetivo de las reuniones matutinas de un equipo dental es revisar los planes de acción y los resultados obtenidos para identificar posibles aspectos de mejora. Desde el punto de vista de la organización y comunicación, esta práctica diaria puede ser fundamental para una actividad productiva y rentable.

Si se hacen adecuadamente.

Por este motivo, es esencial evaluar la calidad de las reuniones y determinar si son mejorables. Aspectos como su frecuencia, el envío de una agenda previa a los participantes y la elaboración de un acta con un plan de acción individual y colectivo deben ser tomados en cuenta y analizados.

Y lo fundamental: si queremos llevar a cabo una reunión al comienzo de jornada y que sea efectiva, es necesario comprender su propósito y utilidad. Es decir, estas reuniones son el momento idóneo para que los miembros del equipo compartan información relevante, como el cronograma, pacientes y procedimientos específicos a realizar, así como cualquier cambio en el horario o problema inmediato. Sin olvidar revisar brevemente el día anterior, motivar al equipo para cumplir los objetivos del día y anticipar posibles problemas.

Para el Dr. Imanol Donnay, director médico de la Clínica Donnay y presidente de la Sociedad de Odontología Digital y Nuevas Tecnologías (SOCE), las reuniones de equipo son una de las claves para gestionar con éxito una clínica dental. «Quince minutos antes de comenzar cada día debe haber un briefing para poner en común las agendas de todos, ver los posibles cruces conflictivos, dónde están los pacientes que nos pueden dar algún problema o nos pueden provocar un retraso. Esos 15 minutos de reunión no es tiempo perdido. Son minutos ganados, ya que es un checking del día que nos ayuda a ver y estar prevenidos ante posibles problemas y anticiparnos».

Objetivos de la reunión

El objetivo de la reunión matutina es consultar rápidamente con el equipo sobre posibles obstáculos o problemas, manteniendo una reunión breve y puntual que establezca el tono para el día.

Algunos temas que se pueden tratar en esos 10 o 15 minutos pueden ser:

• Revisar el programa del día anterior y abordar problemas que quedasen pendientes.
• Preguntas y dudas sobre el cronograma.
• El horario del personal
• Decidir los mejores horarios para pacientes de emergencia.
• Establecer metas del equipo.
• Problemas específicos del paciente o comentarios negativos recientes, si los hubiera.
• Incluso, se pueden considerar otros temas que puedan afectar al cronograma, como problemas con socios o proveedores externos.

Tres beneficios de una reunión diaria en la clínica dental

En definitiva, si la reunión que se hace al comienzo del día se lleva a cabo correctamente, podemos decir que hay tres beneficios a destacar.

1. Con una comunicación clara, se favorece el control de objetivos al permitir el seguimiento de cada área, coordinar el trabajo e identificar el potencial para agregar ingresos al escuchar las opiniones del equipo de profesionales.
2. Ayuda a detectar errores prevenibles, tanto en relación con los pacientes como con los miembros del equipo, lo que permite solucionarlos y ofrecer una atención de calidad.
3. Contribuye a reafirmar las tareas que se están llevando a cabo, mejorando la motivación y la cohesión del equipo. Además, favorece el apoyo mutuo para alcanzar las metas establecidas.

Sin olvidar que estas reuniones también pueden ser una manera de mantener al equipo actualizado con los últimos avances en tecnología y técnicas dentales, al poner conocimientos, dudas y resoluciones en común.

Además, mejorar la coordinación y la calidad del trabajo en equipo repercute en un flujo de trabajo más optimizado y mejor hecho, lo que a su vez puede ayudar a aumentar la satisfacción del paciente.

¿Por qué el equipo ofrece tanta resistencia a reunirse?

Si las reuniones tienen tantas ventajas, ¿por qué despiertan también tanta animadversión? Lo cierto es que hay veces que las reuniones toman derivas no deseadas y al final se siente que no se ha hecho nada de provecho.

Ciertamente, hay que tener en cuenta que cada clínica dental es diferente y sus barreras a la hora de asistir a reuniones, también. Pero en general, las siguientes suelen ser las principales quejas por parte de los asistentes.

• Se pierde mucho tiempo: Para evitarlo, no se debe perder el foco en los 10 o 15 minutos que debe durar la reunión, enfocándose en los asuntos prioritarios de todos los vistos en la lista anterior. Lo mejor es hacer una lista por parte de cada uno, con antelación, de los (breves) asuntos a mencionar.
• No se tratan los temas realmente relevantes: Este tipo de reuniones breves son solo para poner sobre la mesa temas pendientes del día anterior y los prioritarios del día actual. No hay que perder esto de vista.
• Se quieren solucionar demasiadas cosas: Si algo no afecta el día actual, se tratará en otro momento o reunión. Las reuniones de la mañana son para comunicar y coordinar problemas del momento, que afecten al día en curso. Nada más.

Es importante que la reunión matinal, – como cualquier otra -, tenga un liderazgo y una organización claras, para que haya un orden y los asistentes sientan que todo está bajo control. Los profesionales de la clínica estarán desmotivados a asistir si las reuniones van a ser caóticas o no se tratan los temas que les conciernen.