Ya han pasado tres años desde la modificación de la Ley de Protección de Datos en España y la aplicación de la nueva normativa sigue suscitando dudas a la hora de gestionar la información del paciente en cuanto a temas tan importantes como qué hacer si un paciente solicita sus datos o cómo conservar la historia clínica.
Es importante señalar que, como historia clínica, se considera toda la información que se haya podido obtener del paciente durante su tratamiento, es decir, la historia no será solo el histórico de tratamiento o anotaciones con fecha que indica qué se ha realizado el paciente cada día que ha acudido a nuestra consulta, sino que incluirá documentos como el consentimiento informado, el cuestionario de salud, estudios de ortodoncia o las pruebas radiográficas que se haya realizado en el centro.
En ese sentido, se indica en la legislación que el paciente, si quiere ejercitar su derecho de acceso a sus datos en la consulta, tendrá derecho a obtener una «copia literal» de la información que tenga el centro. Por tanto, si el paciente cursa dicho trámite se le deberá entregar copia de todos estos datos. En ocasiones, la información que obra en la consulta es tan amplia que puede ser necesario preguntar al paciente qué datos concretos necesita, y así lo posibilita la nueva normativa.
Una vez aclarados los datos que solicita el paciente, el centro tiene un mes de plazo para la entrega de la información. Plazo que es importante destacar, dado que puede darse el caso de que el paciente entregue un escrito a la clínica solicitando sus datos y se indiquen plazos más limitados para la entrega de la información (10 días, por ejemplo).
Derecho de acceso a la historia
Continuando con la documentación en caso de ejercicio del derecho de acceso a la historia, hay que destacar también que ese derecho es, en un principio, gratuito. Por tanto, no se puede, en un primer término, cobrar al paciente por la entrega de ciertos datos de la historia como podrían ser las radiografías.
Si no se ha cobrado al paciente por la realización de pruebas radiográficas, como ortopantomografías o escáner, no resulta recomendable pedirle en el momento de la solicitud de acceso el cobro de éstas, más aún si este coste no estaba indicado previamente. Son los casos en los que se ofrece «diagnóstico y panorámica gratuitos».
Si se quiere exigir el pago, se puede indicar en el presupuesto que se le realice al paciente el coste de la radiografía y que éste se le exigirá si quiere retirarla de la clínica. Igualmente, no se puede exigir el pago de radiografías que el paciente haya aportado personalmente y que provienen de centros externos. En este último caso, la clínica debe conservar una copia de la prueba.
Canon
Indicábamos antes que el derecho de acceso era, en un principio, gratuito. Esta puntualización se debe a que la normativa permite cobrar el derecho de acceso cuanto este sea «infundado o excesivo», por ejemplo, si la solicitud es repetitiva. En ese caso se puede cobrar un canon que corresponda al coste de tramitación administrativa y del que se recomienda que se advierta previamente al paciente. Este exceso en la solicitud de información puede darse en el caso de tratamientos de menores en caso de padres separados, en el que una de las partes exija con cierta constancia información al respecto del tratamiento.
En estos casos concretos que, por desgracia, suelen ser habituales, debe tenerse en cuenta lo indicado por la Agencia de Protección de Datos en su Informe 409/2004, en el que se indica que «el representante legal del menor es quien ostenta la patria potestad del niño, por tanto, solo a esta persona es a quien hay que ofrecer información clínica y de facturación». En ese sentido, si la patria potestad es aún compartida, la información hay que ofrecerla a ambas partes.
Otro de los aspectos en los que se genera más controversia es en el de la conservación de las historias clínicas, entendidas éstas como el conjunto de los datos clínicos de los pacientes, incluidas radiografías o modelos de ortodoncia, por ejemplo.
Regla de los cinco años
En la legislación se indica que los datos del paciente se deben conservar, como mínimo, cinco años una vez finalizado el último proceso asistencial. Esto supone que, si el paciente no ha acudido a la clínica en ese tiempo, se puedan destruir sus datos.
Se debe puntualizar que la regla de los cinco años debe ser considerada en cada caso concreto. No es lo mismo un paciente que solo acudió a la clínica a realizarse una revisión y que no ha vuelto al centro, que otro que lleva acudiendo muchos años y que tiene un extenso historial de tratamientos en el centro, pero que lleva un lustro sin acudir.
Debemos, por tanto, ponderar qué hacer con la información en estos casos, en el sentido de conservarlos por más tiempo por si el paciente vuelve al centro o no.
Digitalización de los datos
El problema lo solemos encontrar en la cantidad de documentación que se va almacenando en nuestras clínicas y que van ocupando cada vez más sitio hasta llegar a condicionar el espacio del que disponemos, momento en el que nos podemos plantear qué hacer con las fichas de pacientes que llevan años sin acudir y de los que conservamos, no solo los datos históricos del tratamiento, sino también modelos de escayola.
Se puede encontrar una solución a este problema en la digitalización de los datos del centro, que supone, por tanto, una ventaja en cuanto al almacenamiento de la información. Incluso con los nuevos avances en escáneres intraorales podemos llegar a prescindir de los modelos de escayola.
Así, volvemos a citar a la Agencia de Protección de Datos para destacar lo que dispone en su Informe 0443/2010 y que se relaciona con la conservación de los datos. En dicho documento, la Agencia indica que se pueden conservar los datos en un soporte diferente al original, por ejemplo, escaneando la documentación, siempre y cuando quede preservada su autenticidad, seguridad e integridad.
