¿De dónde venimos?
La documentación de casos clínicos siempre ha sido una realidad en nuestro ámbito. Gracias a ello, se han ido pudiendo trasmitir los conocimientos entre generaciones de profesionales en base a dicha casuística. Hace unos años, la forma de documentarlo mediante fotografías era con una cámara réflex, revelabas el carrete, esperabas que hubieran salido bien las fotografías, elegías las que considerabas óptimas y mandabas el material para que lo convirtieran en una diapositiva. Una vez que tenías todas las fotos en diapositivas las montabas en un carro en el orden de aparición, y con dicho carro proyector se impartía la clase y se explicaban los casos. Era un trabajo mucho más laborioso y cualquier fallo o error suponía una gran inversión de tiempo o incluso dinero. También suponía disponer de una zona de almacenaje que, con el paso de los años y el aumento del número de casos, era más que considerable, existiendo armarios llenos de carros con diapositivas. El siguiente problema era importante también: la clasificación debía ser minuciosa, y la dificultad era encontrar un paciente para añadir sus fotos de seguimiento al cabo de los años. Y, por otro lado, cuando buscabas información sobre un tema en concreto para dar la conferencia, suponía horas de búsqueda y no siempre podías encontrar todo con facilidad.
En aquel entonces era una Odontología principalmente funcional, la estética era muy importante también, pero actualmente ha ido adquiriendo mayor relevancia incluso, en ocasiones, siendo prioritaria a la funcionalidad para el paciente. Los pacientes, si tenían quejas, era principalmente por dichas cuestiones funcionales teniendo una estética más que aceptable. Era una época donde las demandas a profesionales prácticamente eran inexistentes, y la documentación de los casos principalmente era docente. A diferencia de hoy en día, pocos profesionales que no se dedicaran a la docencia documentaban. Tampoco existía el «marketing» dental, las consultas estaban llenas con lista de espera, en ocasiones, de semanas o meses, y no había preocupación en este aspecto.
¿Dónde estamos?
Con el paso de los años, la Odontología y la vida en general se moderniza y modifica. Aparecen los primeros cambios de la era digital. Las fotografías ya no se hacen con carrete, son digitales, no hace falta imprimirlas, podemos hacer muchas y seleccionar la que está bien sin que nos cueste dinero. Y para después hacer la presentación, aparece PowerPoint para facilitarnos la vida. Este fue un primer gran cambio. Ya no hace falta acumular negativos de fotos ni carros de diapositivas, en un pendrive o disco duro se almacenan miles de fotografías en un espacio mínimo. Podemos montar presentaciones y moverlas de sitio con facilidad. Poco a poco la Odontología se vuelve más exigente en el tema estético, surge un boom de odontólogos y universidades y con ellos la apertura de un gran número de clínicas. Aparecen con el tiempo, y en los últimos años, las primeras empresas de gestión de la clínica dental para optimizar el rendimiento y el número de pacientes; y aquellos que están descontentos con el tratamiento, si no llegan a un acuerdo que les parezca correcto, llegan al juzgado para cuestionar nuestro trabajo.
Los propios odontólogos se preocupan mucho más, no solo de documentar los casos, sino de hacer fotografías cuidando todos los parámetros, buscando el encuadre, luminosidad, enfoque y colores adecuados, habiendo un gran número de cursos de formación en fotografía dental. Aparecen también las primeras cámaras de vídeo para documentar con calidad nuestros tratamientos, siendo aún menos gente la que lo realiza, si bien son cada vez más numerosos. Gracias a la adaptación de la tecnología a nuestras necesidades se proporcionan dispositivos de reducido tamaño con alta calidad para poder realizar con facilidad dichos vídeos.
El siguiente problema que nos encontramos es que disponemos de una gran cantidad de archivos (fotografías y vídeos, principalmente) que ocupan mucho espacio virtual, en discos duros o en la nube, y vuelve a ser complicado encontrar el seguimiento de algunos pacientes o buscar según qué casuística. Invertimos un gran número de tiempo en buscar, clasificar y ordenar todos estos archivos. Y a la hora de montar los casos en PowerPoint invertimos mucho más tiempo cuidando la estética de la presentación, encuadre de las fotos en la diapositiva, etc. En resumen, esta gran cantidad de información de la que disponemos ahora hace que, en ocasiones, no tengamos tiempo para clasificarla toda cuesta, realizar la búsqueda para hacer los seguimientos y montar los casos clínicos sobre temas en concreto, dada la gran cantidad de información. Con todo ello, se están empezando a sumar archivos STL de impresiones digitales, CAD-CAM, etc.
Por ello, los odontólogos nos hemos adaptado a programas informáticos de fotógrafos para cubrir nuestras necesidades. No obstante, quizá no es el flujo de trabajo ideal para lo que necesitamos, dado que son dos profesiones distintas con necesidades diferentes, aunque parecidas. En respuesta a ello ha surgido algún programa para el sector odontológico y cada uno con sus ventajas e inconvenientes.
Como programa al que nos adaptamos podemos hablar de Lightroom, sistema muy completo, pero de flujo de trabajo algo complejo, o al menos, que requiere de cierta curva de aprendizaje, dada la gran cantidad de parámetros utilizados. La búsqueda de palabras clave está limitada a cuatro y dicha búsqueda no es intuitiva o fácil de realizar. No obstante, es una buena solución a la que algunos de los compañeros se han adaptado. Tiene aspectos a mejorar como el reconocimiento facial, bastante deficiente por el momento, dado que realizando pruebas reconoce fotos de boca como caras y otras, que no son caras, las reconoce como tal. Su principal fuerte es la edición de las fotos que almacenamos.
Otro programa al que nos hemos adaptado es Bridge, también de la familia Adobe, el cual permite trabajar con las fotografías en Raw. Pero la forma y el flujo de trabajo es muy similar al de Lightroom, con las limitaciones para nuestro ámbito ya comentadas.
Dentro de los programas específicos para el sector odontológico, encontramos alguno como Kitview, que se acerca más a lo que necesitamos. Pero no pudimos hacer pruebas con el mismo, dado que, por un lado, no hay versión de prueba, y por otro, por lo que vimos parece que está solo en francés, con las limitaciones que ello supone. Este programa ayuda de una forma más sencilla a la clasificación de fotos, pero seguimos con dudas en cómo realiza el trabajo con la clasificación y etiquetado, tanto de fotos como de vídeos. Es un paso más hacia lo que cubriría por completo nuestras necesidades, pero creo que aún le faltan ciertas herramientas que nos permita automatizar más este trabajo y ser algo más fluido y sencillo.
Otro de los programas que vimos, IDO, que quería centrarse en la gestión documental de fotos y vídeos (se publicitaban con dicho lema) comprobamos después que no era nada de lo que parecía. Se trata solo de una aplicación para iPad, con pago mensual, que tiene unas plantillas tipo guía para hacer las fotos con el iPad y encuadrar los dientes o los labios, poco más. No es nada práctico ni útil, ya que solo podías almacenar las fotos realizadas con el iPad, no pudiendo introducir, por lo visto, las realizadas con la cámara réflex utilizada normalmente. El programa es limitado y no es recomendable para este uso, siendo quizá una buena herramienta de marketing, en algunos casos, con el paciente. Pero, no obstante, seguimos sin verle una ventaja en general.
Por último, tras la revisión realizada, nos encontramos con el programa VIVO (Video & Voice Medical Device), el más actualizado hasta la fecha en cubrir las necesidades de gestión documental en la consulta dental. Como nota y a modo de aclaración, personalmente formo parte de este proyecto, para que no haya duda en los conflictos de intereses. La idea de VIVO surgió de una necesidad real personal y común a varios compañeros de la profesión. Disponemos de una gran cantidad de fotografías de casos, yo particularmente, solo del tema quirúrgico, y trabajando para varios centros te encuentras con mucha casuística difícil de clasificar y ordenar, y más cuando buscas incorporar el seguimiento de estos pacientes con el paso de los años. Además, si queremos posteriormente buscar casos para preparar una presentación se suele recurrir a lo que ya se tiene montado o a los últimos recién incorporados, perdiendo mucha información entre medias de meses o años anteriores. Por otro lado, ¿quién es la persona que clasifica todo este material? ¿El odontólogo? ¿Entre pacientes o al acabar el día, robando tiempo libre para hacer esta clasificación que requiere tiempo del que no solemos disponer? ¿La auxiliar? ¿Quitándole tiempo de su trabajo en otras materias para preparar y clasificar todo este material documentado? Y qué decir del resto de archivos de vídeos, textos, PDF, STL, etc… Los tenemos cada uno en una carpeta y programa diferente y es difícil tenerlo todo ordenado en un único sitio. De todo esto, surge VIVO, de la necesidad de ahorrar tiempo y conseguir una mejor clasificación de nuestro trabajo.
Lo único que debemos de implementar en nuestro flujo de trabajo (si es que no lo hacéis ya de por si) es hacer una foto de la cara del paciente antes de hacer las fotos del tratamiento. Esto, cada vez que acudan, sin excepción. El programa dispone de un reconocedor facial, al meter la tarjeta de la cámara, se abre la carpeta y el programa reconoce las caras, al dar doble clic en la cara del paciente te selecciona todas sus fotos, te abre el archivo del paciente con carpetas de veces anteriores y las metes en una carpeta nueva. Fácil, rápido, sencillo y sin complicaciones. Una vez que tenemos las fotos ahí, las podemos etiquetar de forma sencilla, sin límites de etiquetas y fáciles de introducir. Podemos editar la foto abriendo desde el propio programa el editor que solamos utilizar (Photoshop, por ejemplo). Del mismo modo que guardamos las fotos, podemos introducir documentos de texto, PDF (por ejemplo, artículos relacionados con el tratamiento de ese paciente), documentos de audio, PowerPoints, archivos STL (de prótesis CAD-CAM, escaneos intraorales, etc) y vídeos. Los vídeos se pueden editar dentro del mismo introduciendo palabras clave en el minuto y segundo que queramos, facilitando luego la búsqueda dentro del mismo. Dispone también de un reconocimiento de voz, para grabar vídeos desde cualquier cámara que dispongamos (mediante una capturadora de vídeo que dispone VIVO), y simplemente hemos de etiquetar con nuestra voz, conforme hablamos y explicamos lo que hacemos en el tratamiento, con un auricular tipo bluetooth (ejemplo, los propios inalámbricos que tenemos con el teléfono móvil, o cualquier otro sino). Se graba, posteriormente lo transcribimos de forma automática en la nube y queda el texto vinculado. El vídeo dispone también de comandos de voz para empezar a grabar, pausar, hacer fotos de captura o parar el vídeo, solo con la voz, pidiéndolo, sin tocar nada.
¿Todo esto para que sirve? Ahora es el turno de buscar algo dentro de nuestra inmensa cantidad de documentos… simplemente escribiendo las palabras clave en la barra superior, tantas cuantas queramos, sin límite. VIVO buscará entre todos los documentos que tengamos (no solo en las fotos) y aparecerán los documentos que dispongan de esas palabras clave. Incluso dentro de cada paciente podemos tener todo lo suyo ordenado en su perfil, fotos, vídeos, PDF, STL… Una vez tenemos lo que buscábamos, arrastramos las fotos que queramos a la «mesa de trabajo» y de ahí, o compartimos por mail, o creamos una plantilla personalizada nuestra, que de forma automática y sencilla, crea un PDF para el paciente con el pre y el post, con logo de la clínica, nombre del paciente y del odontólogo… ahorrando una gran cantidad de tiempo al encuadrar cada imagen para hacer dicha plantilla. También crea de forma automática la presentación de PowerPoint, con las fotos bien encuadradas como queremos, etc. En cuestión de tres o cuatro minutos tenemos los casos filtrados, seleccionados y con el PowerPoint creado, cosa que antes requería de mucho más tiempo.
Cuando la palabra clave está dentro de un vídeo, dicha por nuestra voz al hablar durante el mismo, va directamente al minuto y segundo donde se pronunció y se puede editar con el mismo programa y recortar el fragmento que nos interesa. De este modo, ahorramos mucho tiempo teniendo que hacer scroll a lo largo de todo el vídeo.
Esta herramienta está únicamente pensada para ahorrar tiempo a los odontólogos que documentan sus casos clínicos. Es una ayuda para facilitar dicho trabajo. No es algo imprescindible en nuestra consulta, pero sí útil para quienes documentamos los casos.
VIVO ha estado presente en congresos nacionales e internaciones, como en la IDS de Colonia (Alemania), donde se lanzó la segunda fase del proyecto VIVO, una plataforma online con diversos canales de empresas o particulares docentes y grupos de formación, donde gracias al «creador de clases online» que dispone el programa y al reconocedor de voz incorporado, la formación online pasa a otro plano diferente, donde la búsqueda de contenido será mucho más fácil y sencilla, navegando dentro de cada presentación o curso, permitiendo tutorías personalizadas, descargas de material docente y varios temas más que iremos descubriendo.
¿Hacia dónde vamos?
El futuro en la gestión documental seguirá evolucionado, y todo lo comentado en esta publicación como novedad quedará obsoleto en unos años. Pero para ello, las empresas del sector se seguirán esforzando para mejorar y optimizar las funciones de cada aplicación o sistema. Es una realidad que la digitalización de la consulta dental es una situación imparable, debemos avanzar con la tecnología porque es el futuro más inminente. Hace diez años era impensable que tuviéramos TC en muchas de las consultas o escáner intraoral o fresadora CAD-CAM, pero, a día de hoy, empieza a ser una realidad.
En cuanto a la gestión documental, cada vez más se documentan los casos, se mima al paciente dándole una plantilla de su tratamiento. Lo utilizamos como herramienta de marketing de nuestro buen hacer. Por otro lado, dada la situación de piratería dental con ciertas empresas que han hecho daño al sector se ha fomentado y sigue creciendo el número de demandas a odontólogos y tener documentados los casos es una gran ayuda objetiva para nuestra defensa. También los archivos STL invaden nuestras consultas. Debemos tenerlo todo bien guardado, de forma sencilla y cómoda. Y los programas de gestión, y en particular VIVO, ya tiene clara la línea trazada de evolución en los próximos años para seguir implementando tecnología dentro de su programa para ir digitalizando, automatizando y facilitando nuestro trabajo cada vez más.
La pregunta que debemos plantearnos nosotros mismos ahora es, ¿hacia dónde debe evolucionar mi consulta y qué papel adopto yo en este punto? La digitalización es una realidad, así que os animo a ir adaptándoos, poco a poco, a la nueva situación de cambio que se está imponiendo en las consultas.
