Director “Clínica Dr. Calatayud”. Máster Cirugía Bucal UCM. ITI Member. Miembro numerario Sociedad Española de Cirugía Bucal (SECIB)
Miembro asociado Asociación Española de Dirección y Desarrollo de Personas (AEDIPE) Dictante de Cursos y Seminarios sobre Gestión y Organización de la Clínica Dental.
E-mail: info@clinicadrcalatayud.com
Dentro de las tareas clave que como directivos de nuestras consultas y clínicas dentales debemos asumir, se encuentran dos especialmente importantes: por un lado la formación de nuestros empleados y colaboradores, y, por otro, el potenciar su desarrollo profesional.
La formación no es otra cosa que enseñar a los empleados las habilidades que necesitan en este momento para poder hacer su trabajo, mientras que el desarrollo consiste en enseñar a los empleados la clase de habilidades que necesitarán en el futuro a medida que progresen en sus carreras. Tanto un objetivo como otro necesitarán esfuerzo, tiempo y compromiso por parte del directivo y del empleado.
Formación
Las razones para fomentar la formación de los trabajadores son obvias, aunque hay una que suele pasarse por alto. Podemos estar dando por hecho el conocimiento del empleado en la realización de una tarea, pero ¿ocurre, a veces, que un empleado insiste en hacer las cosas mal, cuando estamos seguros de que puede hacerlas bien? Aunque no lo creamos es posible que no sepa realizar la tarea asignada. ¿Alguna vez hemos visto al empleado realizarla?
Es importante en primera instancia verificar los conocimientos del colaborador, y el método “Decir – Mostrar – Hacer” suele ser el más eficaz. Si el empleado demuestra sus conocimientos en el área que nosotros le planteamos, sabremos que podrá realizar la tarea en el futuro y tendremos un problema menos del que preocuparnos.
Otra razón para fomentar la formación en nuestras organizaciones es que los empleados que están más cualificados para desenvolverse en su puesto de trabajo estarán siempre más motivados y ganarán en confianza. Nosotros sabremos además que contamos con colaboradores más inteligentes, más eficientes y eficaces, y por tanto confiaremos más en ellos, aportándonos más satisfacción y tranquilidad.
Cómo crear planes de formación
Para conseguir que los empleados se involucren en los planes de formación que creamos para ellos, en primer lugar hay que establecer objetivos específicos de aprendizaje, a ser posible por escrito. Por ejemplo, ante la incorporación de una nueva recepcionista podemos establecer como objetivos el “Dominar la atención telefónica y de Gestión de la Agenda”, o la “Elaboración y Presentación de Presupuestos”, etc. Cuando se trata de nuevos empleados, conviene que el proceso de definición de tareas y objetivos sea consensuado con todo el equipo, que, de esta forma, aportará todas las visiones posibles de la organización. En todo caso no debemos excluir a nadie, y es conveniente que todas las empleadas tengan de forma simultánea sus propios objetivos de aprendizaje.
A continuación tomaremos en cuenta los distintos recursos requeridos para alcanzar los objetivos de aprendizaje según las necesidades. Recurriremos a herramientas de formación tanto interna (Manual de Protocolos de la Clínica, otro empleado que ejerza como formador, guía o mentor…) como externa (cursos y seminarios, aprender de la competencia…). Lo ideal es que los cursos externos sean financiados por tareas realizadas por ellas mismas (limpiezas, raspajes, blanqueamientos) y no por tiempo o trabajo nuestro.
Es fundamental además aportar confianza en el proceso de aprendizaje. El empleado debe saber que su formación es parte de su responsabilidad y que es una herramienta que le hará crecer como profesional y dentro de la clínica.
Las fechas de culminación de cada objetivo de aprendizaje deben estar acordadas desde el inicio, ya que si no está definida la finalización, no hay posibilidad de control. Además, las fechas no deben estar tan apretadas entre sí como para que impidan el cumplimiento de las obligaciones diarias actuales, pero tampoco demasiado espaciadas, de manera que la formación termine perdiendo su efecto en el progreso del aprendizaje.
Por último será necesario establecer los parámetros que utilizaremos para medir la culminación de los objetivos de aprendizaje. En general consistirá en comprobar que el empleado aplica en realidad las nuevas habilidades aprendidas.
Existen varios métodos para ejercer la formación de los empleados, pero sin duda el sistema más efectivo se basa en el “Hablar y Mostrar”. Es la manera en que el empleado pasa por todos los procesos de conocimiento, para poder terminar aplicando lo aprendido. El método consta de tres pasos:
1. Yo hago, yo digo: explicar el procedimiento mientras se hace.
2. Yo digo, tú haces: el empleado realiza el procedimiento mientras nosotros explicamos cada paso. Se debe repetir las veces necesarias hasta poder pasar al tercer paso.
3. Tú haces, tú dices: el empleado realiza mientras explica el procedimiento mientras nosotros sólo observamos.
A modo de resumen podemos decir que las funciones clave que como formadores deberemos ejercer con nuestros empleados serán el detectar necesidades, fijar los objetivos, instruir facilitando los recursos necesarios, y finalmente ofrecer feedback.
Desarrollo profesional
Por otra parte podemos cuestionarnos ¿por qué ayudar a los empleados a desarrollarse profesionalmente? El desarrollo de nuestros empleados será siempre mejor inversión que contratar y formar a empleados nuevos, tarea ésta más costosa y que nos exigirá mucho más tiempo y esfuerzo.
Asimismo mediante este sistema de impulsar a los empleados a ser mejores, es más fácil atraer talentos y gente con ganas de trabajar y de comprometerse, que es al fin y al cabo con quien nos interesa trabajar.
También debemos tener en cuenta que el desafío suele ser estimulante para los empleados. Necesitan nuevas metas y retos que les incite a mantener el interés por su trabajo. Si no es así, con el tiempo se aburren, terminan perdiendo el entusiasmo, disminuye su rendimiento, aumenta el absentismo… Por lo tanto somos nosotros quienes debemos ofrecer posibilidades de motivación a los empleados a través de su estímulo profesional, evitando así que caigan en la apatía. Finalmente, si no los desafiamos, acabaremos con una fuerza de trabajo mediocre.
Por otro lado es interesante el disponer de alguien preparado para sustituirnos (vacaciones, bajas médicas, etc.) o alguien en quien delegar ciertas funciones o reemplazos en el equipo (bajas maternales, despidos, etc.).
El desarrollo de los empleados no se produce por sí solo, sino que requiere el esfuerzo deliberado y constante tanto del empleado como de su jefe. El papel del empleado será identificar las áreas en las que el desarrollo le ayudará a ser mejor y más productivo, y comunicar esa información a su jefe. Por su parte, el papel del directivo será estar alerta a las necesidades de desarrollo de sus empleados y a cualquier oportunidad que se presente para ello.
Cómo enfocar su desarrollo profesional e ilusionar a tus empleados
1. Habla con tus empleados acerca de sus carreras
La comunicación es fundamental entre las partes para conocer las inquietudes del empleado, sus metas y expectativas. De nada sirve obligar al empleado a seguir una dirección que no le gusta, motiva o ilusiona.
2. Habla con tus empleados de sus puntos fuertes y débiles
Habla francamente con ellos de sus fortalezas y debilidades, con el fin de identificar los recursos y esfuerzos que necesitará.
3. Evalúa la situación actual del empleado
¿Necesita formación? ¿Le gusta el nuevo objetivo? ¿Existe otro empleado más apto o con mejor disposición para esa nueva actividad? ¿Tiene el carácter o proactividad necesaria?
4. Establece el plan de desarrollo profesional
Acuerda con tu empleado el plan, sus objetivos, recursos, fecha de culminación y parámetros para medir la culminación y alcance de los objetivos.
5. Vigila el proceso
Sigue el desarrollo de los acuerdos y cerciórate de que el empleado hace lo mismo. El control, feedback y seguimiento de todos estos planes es conveniente que sea con cierta frecuencia, lo ideal es que sea trimestralmente como máximo.
Elige el mejor momento para sentarte con tu empleado a hablar de estos planes. Es conveniente que no coincida con reuniones de otro tipo, para que no se diluya su importancia, sobre todo con reuniones de evaluación del rendimiento. Cada aspecto del control de la evolución de tus empleados tiene su momento, no los mezcles.
Algunas formas de favorecer el desarrollo profesional de tus empleados pueden ser, por ejemplo, convertirte en su mentor, dar a tus empleados o colaboradores la oportunidad de ponerse en tu lugar en las reuniones del equipo, asignarles un equipo de trabajo o tareas que les exijan exceder su capacidad, o enviarles a un curso o seminario sobre un tema nuevo.
En todo caso es de vital relevancia para el buen ambiente de nuestras clínicas, que los empleados sientan que son parte importante del equipo, y en gran medida lo conseguiremos involucrándolos en el trabajo diario mediante su formación y desarrollo. Convirtiéndolos en mejores profesionales, serán empleados más satisfechos y motivados, nosotros directivos más tranquilos, y nuestras clínicas mejores lugares para trabajar.
Bibliografía
— “Management para Dummies”. Bob Nelson y Peter Economy. Ediciones Granica, 2005.
— “La esencia: Talento”: Tom Peters. Edit. Pearson Educación, 2005.
— “La esencia: Liderazgo”: Tom Peters. Edit. Pearson Educación, 2005.
— “1001 formas de recompensar a sus empleados”. Bob Nelson. Ediciones Gestión 2000, 1997.
