Aplicación del modelo Smart Data en la dirección de clínicas dentales
La conexión de Ciencia y Arte (tecnología clínica y analítica de datos) es el único camino que deben seguir los directores de clínicas. (Fuente: Dental Data 2021. Autor: Úrsula Barroso). Foto: Towfiqu barbhuiya, Unsplash.

La inteligencia de negocio aplicada a la dirección

Como líderes de una organización, los directores se enfrentan a la ardua tarea de combinar los medios intelectuales y tecnológicos de los que disponen para la toma de decisiones.

Esta tarea nos lleva a la necesaria fusión de dos elementos antagónicos como son Ciencia y Arte, sabiendo que la Ciencia se rige por reglas, leyes que dicen que a las mismas causas obedecen los mismos efectos; mientras que el Arte se rige por principios comunes en su expresión, pero que son variables en su aplicabilidad. Y ahí es donde radica la dificultad del Arte. Y esa dificultad es propia del dirigir, un fenómeno que no depende solo de técnicas sino de la intención y de la inspiración. En el ámbito odontológico, la Ciencia está representada en la tecnología y el Arte en la capacidad de crear, conectar y analizar.

La combinación de ambos elementos da como resultado el actual modelo de dirección digital. La dirección de clínicas se ha vuelto compleja y es normal sentirse desconcertado con la proliferación de innovaciones en técnicas dentales, tecnologías inteligentes o aplicaciones que restablecen las formas de relación con el paciente (Apps) y que nos ayudan a mejorar y estandarizar los procesos de trabajo.

Todas estas innovaciones tecnológicas, además, generan una cantidad de datos sin precedentes en el sector que deben ser tratados y analizados, ya que repercuten en la rentabilidad económica de la clínica. El aluvión de datos que gestan las tecnologías estimula que las clínicas con carencias en la dirección -pero con inversiones en estas tecnologías- se sumerjan cada vez más en un caos que provoca la incapacidad de medir los datos por parte del propietario o de la dirección.

Conexión entre Ciencia y Arte

Los datos son el resultado medible de los procesos de negocio en cada área de la clínica. Básicamente los datos ya existen por defecto, no los tenemos que crear nosotros. La novedad es que dichos datos no solo ayudan a parametrizar el trabajo y generar indicadores de resultados sino que, de manera inherente, exigen nuevas habilidades a los odontólogos propietarios y a los directores de clínica: solo hay que aprender a analizar los propios datos para dirigir las clínicas del presente.

De esta forma, la conexión de Ciencia y Arte (tecnología clínica y analítica de datos) es el único camino que deben seguir los directores de clínicas conscientes de la urgencia de controlar en tiempo real las intervenciones, costes, ventas, producción, pagos, compras, número de pacientes y la analítica de esos resultados.

En el campo de la Ciencia hay un extenso desarrollo de tecnologías inteligentes como Big Data o Inteligencia Artificial que se ocupan de procesar información y crear modelos predictivos y otras se encargan de la visualización de datos con tecnologías Business Analytics que, cuando se aplican al sector dental, han generado herramientas como el caso de www.dentaldata.es que facilitan, por primera vez, la hiperconectividad de todos los datos clínicos y económicos de una forma que nunca antes había sido tenida en cuenta y que permite convertir los «datos individuales» en «información completa».

Esta transformación se traduce en consecución de objetivos y obtención de resultados cada vez más certeros pudiendo, por ejemplo, realizar diagnósticos de alta fiabilidad, sugerir tratamientos, estudiar los consumos para compras, observar las tecnologías más productivas por especialidad clínica, realizar seguimientos precisos sobre los futuros tratamientos de cada paciente o generar alertas en base al cumplimiento de nuestros estándares de calidad por parte de nuestro equipo, permitiéndonos actuar con rapidez si existe alguna desviación.

En definitiva, la tecnología inteligente aplicada en Dental Data hace que seamos, por primera vez, capaces de combinar Ciencia y Arte, ya que la información fluye de manera práctica, rápida y sencilla, permitiendo a la dirección estar omnipresente en todo momento con una visión crítica y constructiva.

El modelo para la dirección digital

Las clínicas necesitan encontrar una manera de navegar por los océanos de datos: el Arte de medir para dirigir. Una forma práctica para conseguirlo es diseñar un modelo que atomice y simplifique los procesos para la dirección inteligente de clínicas dentales. Este modelo de navegación y de dirección digital es el denominado Smart Data, que responde a necesidades específicas del sector y que rompe con el sistema tradicional de dirección. Smart Data es el modo eficiente de recopilar y procesar datos para transformarlos en información de valor.

Según el estudio de 2020 sobre el nivel de transformación digital de las clínicas dentales en España, menos del 16% de los datos que las clínicas poseen se utilizan para la toma de decisiones

Los datos que se generan en los procesos de nuestra clínica, su registro, extracción y adecuado análisis se convierten en la palanca que impulsa la estrategia y mueve el negocio hacia donde la dirección desea: la rentabilidad y calidad en el servicio. No obstante, como requisito previo indispensable para la dirección, se deberán tener claras las cuestiones a las que se quiere responder, lo que es, en definitiva, su estrategia: qué necesita saber y por qué, enlazándolo con los objetivos estratégicos, tácticos y la operativa diaria.

Acorde al estudio realizado en 2020 sobre el nivel de transformación digital de las clínicas dentales en España, menos del 16% de los datos que las clínicas poseen se utilizan para fundamentar el proceso de toma de decisiones. Este resultado refuerza la necesidad de crear un modelo predictivo y analítico que incluya una visión 360º de la clínica, así como aumentar el uso de los datos que generamos en un 84%. Este incremento de eficiencia de una clínica tipo (dos sillones) se estipula en un crecimiento de rentabilidad de hasta un 35% anual.

Siguiendo el modelo de dirección digital Smart Data, las clínicas conseguirán regular las conductas que la dirección pretende que los trabajadores tengan en su seno, establecerán los principios éticos de la clínica, adquirirán una marca reconocible ante los pacientes, así como un sistema de medición que permitirá marcar objetivos y evaluar el progreso de la organización.

En el día a día de las clínicas se producen cientos de operaciones, actividades o tareas (dar una cita, entregar un presupuesto, etc.). Cada una de ellas deja una «huella» o dato que puede ser valioso. La dificultad radica en que no siempre recogemos los datos, ni mucho menos los extraemos y analizamos, ya sea porque no nos hemos parado a pensar en su importancia o porque no hemos dado las directrices concretas a nuestro equipo.

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Los datos que se generan en los procesos de nuestra clínica, su registro, extracción y adecuado análisis se convierten en la palanca que impulsa la estrategia y mueve el negocio hacia donde la dirección desea. (Fuente: Dental Data 2021. Autor: Úrsula Barroso).

¿Te has planteado cómo mejoraría una clínica si ese aumento del 35% de rentabilidad se invirtiera en organización, formación, tecnologías y servicios al paciente? Construir un proceso que permita el modelo Smart Data para la medición requiere de seis etapas.

1. Identificar y estandarizar los procesos de nuestra clínica

Las tareas implícitas desde que atraemos un potencial paciente (área de marketing) hasta que sale de nuestra clínica tras realizarle y abonar el tratamiento (área económica).

2. Evaluar en qué procesos estamos o no registrando esta «huella»

Por ejemplo, podemos registrar en el programa de gestión el número de primeras visitas pero no su canal de entrada.

3. Cuáles de estos datos que genera la propia clínica son valiosos para realizar el registro de los mismos o decidir dejarlos en el olvido.

Así, solo si vamos a analizar la eficacia del canal de entrada del paciente, merecerá la pena registrar este dato.

4. Qué clasificación deberemos asignarle: en qué influye, si es un dato cuantitativo o cualitativo.

Deberemos saber si el dato que recogemos nos influye en nuestra rentabilidad o en la calidad del servicio.

5. Con qué frecuencia vamos a consultar este dato y cuál es la calidad del mismo.

Nuestro modelo deberá ofrecernos estos datos en tiempo real y sin posibilidad de que sean desvirtuados por un error humano en su registro.

6. Cuál es la tecnología que nos ofrece el ecosistema que mezcla los datos que nos aporta una reflexión o información valiosa para la toma de decisiones.

Solo las clínicas que lleguen a este nivel podrán hablar de inteligencia de negocio y dispondrán de un modelo Smart Data. Este último paso nos lo ofrece www.dentaldata.es con la tecnología Business Analytic.

Conclusión

Introducir un modelo inteligente en la dirección de tu clínica es una necesidad acuciante y es equiparable, por ejemplo, a disponer de un escáner en el gabinete, que es capaz de tomar las medidas del paciente y, conectado a la tecnología inteligente adecuada, marca los procesos a seguir y predice cómo será su sonrisa al finalizar el tratamiento.

Así, sucede de igual forma con la extracción automatizada de toda la información que se genera en recepción, gabinetes, comercial, almacén o compras que, tras su adecuado tratamiento en un modelo digital Smart Data, la dirección dispondrá en tiempo real de la interpretación que debe hacer sobre los datos generados en cada área, previendo el futuro, indicando los pasos a dar, ayudando a todos los miembros del equipo a estar sincronizados, alineados y bien comunicados, motivando a cada uno de ellos e involucrándolos en tu proyecto y en el cumplimiento de tus objetivos.

El hándicap lo encontramos en que la mayoría de las clínicas carecen de capacidad económica para contratar a un director con formación específica para que se ocupe de esta labor y es ahí donde adquiere sentido la gran aportación de valor de tecnologías inteligentes como Dental Data, que dan respuesta a las necesidades de los propietarios y directores de todo tipo de clínicas, incluidas las familiares y de barrio, que deben responder a la demanda actual de la transformación de la clínica no solo en las técnicas médicas, sino en las tecnologías a utilizar, en la inmediatez de la respuesta a dar en un mundo digital y, sobre todo, en aumentar la calidad de los servicios y la satisfacción de sus pacientes.

Solo de esta manera seremos capaces de aprovechar al 100% las tecnologías inteligentes aplicables en el campo de la salud, habiendo conseguido alcanzar la difícil conexión entre Ciencia y Arte.


Dental Data

Dental Data es una organización con 10 años de experiencia dedicados a la formación, investigación, creación de herramientas inteligentes de dirección y métodos de transformación digital del sector dental. Pertenece a diferentes grupos de investigación vinculados al Programa Estatal de Generación de Conocimiento y Fortalecimiento Científico y Tecnológico del Sistema de I+D+i. Introducir en el mercado los productos y servicios desarrollados, fruto de las investigaciones aplicadas en más de 800 clínicas, ha sido el objetivo principal de Dental Data cuya misión es formar a los odontólogos en las nuevas habilidades para la dirección, digitalización y transformación de las clínicas con el fin de obtener una mayor competitividad, relación con el paciente y rentabilidad. La nueva sociedad digital exige clínicas digitales.