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Consejos para preparar una ponencia atractiva

Con una férula en la muñeca para que el temblor de manos no fuese tan evidente. Así dio su primera ponencia, por consejo de un amigo, hace ya algunos años, el Dr. Fernando Autrán. Y es que hablar en público, comunicar y transmitir conocimientos y experiencia clínica no es una tarea sencilla. Además de este referente indiscutible en la Estética Dental, hemos consultado a otros profesionales habituados a impartir conferencias y cursos en congresos, jornadas y simposios, tanto nacionales como internacionales, para que nos desvelen cómo preparan sus intervenciones o cuáles son sus trucos infalibles para controlar los nervios. Juan Zufía, Francisco Teixeira Barbosa, Isabel Giráldez, Julia García, Miguel Arroyo, además del maestro Autrán, nos ofrecen unos relatos plagados de consejos, para aquellos que se quieren adentrar en el mundo de la divulgación, y de anécdotas dignas de ser compartidas.

A pesar de que algunas conferencias no se prolongan durante más de 30 minutos –hacer ponencias cada vez más cortas es la tendencia–, elaborar una presentación científica y clínica implica mucho trabajo. Precisamente la duración de la ponencia y también el público al que va dirigida suelen ser los elementos clave en los que se fija un conferenciante a la hora de preparar su presentación. «Saber qué público tenemos delante es importantísimo. Si son estudiantes, si son profesores, si es un público heterogéneo, etc. Una vez que hemos identificado a quién nos vamos a dirigir, deberemos realizar una comunicación acorde a esa audiencia, confeccionar una historia que sea relevante para ellos y que, de esa comunicación, puedan sacar algo interesante para su crecimiento profesional. Si quieres ser un poco más ambicioso, incluso, intentar motivarlos a un cambio de actitud a nivel personal», afirma el Dr. Francisco Teixeria Barbosa. Para el Dr. Juan Zufía, «toda ponencia ha de tener al menos tres cosas. En primer lugar, una base científica, es decir, la situación actual de los conocimientos sobre el tema a tratar. En segundo lugar, la presentación del problema o una situación de posible mejora. Y, en tercer lugar, ofrecer soluciones o tratamientos que resuelvan o mejoren dicho problema».

En la importancia del mensaje focalizan el técnico Miguel Arroyo y los doctores Isabel Giráldez y Fernando Autrán. Para este último, «lo más importante es tener claro qué quiero que los oyentes se lleven a casa. Siempre hay una idea principal de la que parte toda ponencia y que se tendría que poder resumir en una frase. Por ejemplo: los composites son una herramienta fundamental en la Odontología Mínimamente Invasiva, y con ellos se pueden resolver un gran número de casos con éxito, a medio y largo plazo. Partiendo de esa frase puedo construir una charla de cuarenta y cinco minutos, o un curso de seis días. Por tanto, lo siguiente que tengo en cuenta es el tiempo del que dispongo para exponer. Es mucho más difícil hacer una charla breve, sintetizar», asevera.

En el caso de Isabel Giráldez, «además de identificar al público -lo que te permite potenciar y profundizar en temas concretos-, es importante tener en cuenta que tu charla debe dejar un mensaje, algo que el asistente a tu curso pueda utilizar o le sirva para su día a día. Si se consigue esto entonces la ponencia mereció la pena». Una filosofía compartida por Miguel Arroyo: «Lo más importante es ofrecer un mensaje claro y aplicable para cualquiera de los asistentes en su día a día. Esto es lo que yo busco cuando voy a ver a otros ponentes y no solo fotos de casos muy espectaculares».

Inversión de tiempo

Respecto al tiempo de preparación de las ponencias no hay estándares ni recetas mágicas. «Es complicado estimar un tiempo exacto de preparación. En mi caso cuento con unas 800 diapositivas en una presentación que abarca un amplio temario sobre Implantología. El resultado de años de trabajo y cada vez que incluyo algo nuevo a la presentación, normalmente, tengo que practicar unas dos o tres veces hasta que la «nueva historia» tiene sentido y sea atractiva», explica el Dr. Teixeria Barbosa.

La duración y el tema de la charla determinan el plazo de preparación para el Dr. Autrán: «Hay temas que me piden de una forma bastante repetida. Para estas ponencias dispongo de una gran cantidad de material ya preparado, y se trata tan solo de actualizar conceptos, renovar algunas técnicas y actualizar casos clínicos. En estos casos, el trabajo es menor, y con unas cuantas horas puedes tener la ponencia preparada. Cuando se trata de temas completamente nuevos, el trabajo puede multiplicarse hasta el infinito. Investigación bibliográfica, buscar en toda la iconografía que tienes guardada, crear la estructura de la ponencia, hacer cada diapositiva desde cero… Los expertos dicen que para hacer una presentación de una hora puedes llegar a invertir unas noventa horas, y estoy bastante de acuerdo». Este mismo punto de vista lo comparte la Dra. Julia García: «No es lo mismo una conferencia de una mañana, que un curso de dos días o una ponencia de 40 minutos. Lo primero que necesitas es una buena estructura, independientemente del tiempo requerido, y sobre ello vas introduciendo el material necesario para trasmitir el mensaje», afirma.
La dedicación del Dr. Juan Zufía a sus presentaciones es variable. «A veces hago un ‘corta y pega’ en media hora y otras veces tardo semanas en preparar una charla de 30 minutos. Dominar un tema y tenerlo preparado es muy cómodo, pero montar conferencias nuevas es estimulante y te hace aprender».

La continuidad y la constancia son reglas básicas para Miguel Arroyo. «Yo no dejo de preparar casos nuevos todos los días. Las presentaciones exigen un trabajo diario. Además de seleccionar fotos, hay que editar vídeos y ordenar la presentación. Más o menos invierto entre un mes o mes y medio por ponencia», revela.

Palabra e imagen

Palabras e imágenes son los elementos clave de la exposición, que deben conjugarse perfectamente para lograr captar la atención de la audiencia y que consigan su finalidad didáctica. «Siempre he preferido un estilo sencillo y directo. Muy coloquial y cercano –afirma Fernando Autrán–, pero hay que adecuarlo al público: No es lo mismo hablar para un auditorio de 400 personas, donde tiendo a mostrarme más serio y formal, que, ante una clase con veinte alumnos, donde uno puede bromear de vez en cuando e, incluso, soltar algún taco simpático. De hecho, es uno de mis defectos. Y hay que ser muy prudente con las bromas, ya que, en función de los auditorios, países o entornos, pueden ser simpáticas o ofensivas», advierte.

Respecto al material gráfico, para el Dr. Autrán «cada diapositiva tiene que ser como un cuadro. Tiene que ser digna de ser vista, incluso admirada. No me gusta poner diapositivas de texto. Las imágenes tienen que informar, pero también tienen que gustar. Las fotografías de los casos deben ser impecables. Intento estar al día en cuanto a las imágenes y el estilo de las presentaciones. Una buena forma de hacerlo es ver presentaciones de otros profesionales en congresos y cursos. Actualmente hay verdaderas obras de arte, presentaciones dignas de ser firmadas por cineastas de Hollywood», revela.
«Si el contenido es importante la forma también lo es», asegura el Dr. Juan Zufía: «Mantener una imagen limpia, ordenada y de uniformidad en las diapositivas ayuda al oyente a no perderse y mejora la comprensión del mensaje. El lenguaje ha de ser técnico, pero entendible al mismo tiempo. Evito las palabras ordinarias siempre, y soltar algún chascarrillo gracioso de vez en cuando ayuda a romper la monotonía».

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El Dr. Fernando Autrán posee una dilatada experiencia como conferenciante y ponente en congresos y cursos de formación, especialmente en el campo de la Estética Dental.

En el ritmo y la calidad se fija especialmente Miguel Arroyo. «Me gustan las presentaciones dinámicas, para ello necesito una buena calidad de fotografía y no utilizo mucho texto. Soy más de comunicación clara. No me gusta tener un texto en la pantalla y repetir lo hablado», asegura.

Sobre los temas a evitar el Dr. Teixeria Barbosa comparte su regla de oro: «nunca hablar de política y religión, aunque a veces es muy complicado no mencionarlo cuando nos toca subir a la palestra en momentos en el que el mundo o el país vive momentos políticos convulsos».

Otro aspecto que no debe caer en el olvido, nos apunta el Dr. Teixeria Barbosa es el estilismo. «Cuando empecé a ser invitado a hablar en público siempre me ponía mi mejor traje (solo tenía uno), con mi corbata y mis zapatos -no siempre brillantes-. Pero leer el libro «Zero to One» de Peter Thiel me marcó. En el mismo afirmaba que ´si alguien te viene a hablar de tecnología y digital en traje y corbata, seguramente sería desilusionante. La tecnología viste vaqueros, camiseta y zapatillas´. Sin duda Thiel exagera, pero desde entonces siempre llevo zapatillas (-tengo los pies también muy machacados de hacer deporte, confiesa-), aunque con camisa y americana. Una excepción es la JTI –Jornada Total de Implantología–, donde todos vamos en camiseta y eso me parece una idea disruptiva en nuestro sector donde las formalidades son considerables. Por otro lado, creo que si vas demasiado elegante estás poniendo la primera barrera entre el público y tu persona. A la audiencia le gusta percibir que el que está arriba es uno más y no alguien tocado por la gracia de Dios», revela.

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